Cum se inventariază numerarul din casierie?
Norma descrie o procedură precisă pentru inventarierea casieriei: nu e vorba doar de a număra banii din sertar, ci de a confrunta acest monetar cu alte două surse independente.
Temeiul legal
„Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 29 alin. (3)
Procedura are trei elemente de comparat: monetarul (numerarul faptic, numărat efectiv, în lei și în valută), registrul de casă (evidența operativă zilnică a casieriei) și soldul din contabilitate (conturile de casă din balanță). Toate trei trebuie să coincidă la finalul zilei lucrătoare respective — iar condiția prealabilă e ca toate încasările și plățile din exercițiul financiar să fi fost deja înregistrate până în acel moment. Inventarierea casei nu se face „din mers", ci după închiderea operativă a tuturor tranzacțiilor din an.
Ca la orice inventariere, rezultatul se consemnează în documentele comisiei (listă de inventariere sau proces-verbal specific numerarului) și se înregistrează în contabilitate potrivit reglementărilor aplicabile.
Ce se greșește în practică
- Se inventariază casa înainte ca toate încasările și plățile din ultima parte a anului să fie înregistrate — ordinea corectă e: întâi se închid operativ toate tranzacțiile, apoi se inventariază.
- Se confruntă monetarul doar cu registrul de casă, fără confruntare și cu soldul din contabilitate — norma cere toate trei elementele reconciliate.
- Se omite inventarierea separată a numerarului în valută, tratându-se doar casieria în lei.
- Se lasă rezultatul confruntării neconsemnat în niciun document, deși inventarierea casei urmează aceleași reguli documentare ca orice altă inventariere.
Ce face iConta.eu
Formularul „Inventariere anuală" din iConta.eu e construit pentru stocuri (operațiile „Plus stoc"/„Minus" acceptă doar conturile predefinite 371, 301, 302, 303, 345, 381) și pentru mijloace fixe („Plus mijloc fix"/„Casare") — nu există un ecran dedicat, cu automatizări specifice, pentru confruntarea monetarului cu registrul de casă și cu contabilitatea, și niciun cont de disponibilități printre conturile acceptate de acest formular. Confruntarea propriu-zisă rămâne un pas de verificare manuală, făcut de comisia de inventariere, pe baza registrului de casă și a soldurilor contabile.