Cum justifici soldul mare din casieria firmei?
Un sold mare, acumulat în casieria firmei, nu încalcă automat vreo prevedere legală — legislația actuală privind disciplina financiară în numerar reglementează plafoane pentru operațiuni individuale (încasări, plăți), nu un plafon separat pentru soldul de casă existent la un moment dat. Asta nu înseamnă însă că un sold mare e lipsit de risc: la un control, un sold de casă ridicat și nejustificat atrage întrebări despre proveniența banilor și despre motivul pentru care nu au fost depuși în cont.
Temeiul legal
„Prin excepție de la prevederile art. 1 alin. (1) se pot efectua operațiuni de încasări și plăți în numerar, în următoarele condiții: a) încasări de la persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1), în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoană [...]; c) plăți către persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1), în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi [...]." — Legea 70/2015, art. 3 alin. (1) lit. a) și c)
Așa cum arată textul de mai sus, plafoanele din Legea 70/2015 sunt construite pe operațiune și pe zi — cât puteți încasa sau plăti în numerar către/de la un singur partener, într-o singură zi —, nu pe soldul cumulat existent la un moment dat în casierie. Cu alte cuvinte, respectarea strictă a acestor plafoane la fiecare operațiune nu împiedică, prin ea însăși, acumularea unui sold mare în timp, dacă firma încasează frecvent sume în numerar și nu le depune regulat la bancă.
Deși legea nu stabilește un plafon numeric explicit pentru soldul de casă, un sold mare rămâne un punct de atenție practic, din două motive: (1) proveniența numerarului trebuie să fie întotdeauna justificabilă cu documente — încasări de la clienți, restituiri de avansuri, aport în numerar al asociaților — pentru fiecare sumă intrată în casă; (2) un sold nejustificat de mare, fără mișcări corespunzătoare, e adesea semnul unei probleme reale: încasări neînregistrate, un împrumut informal al asociatului către firmă (sau invers) neevidențiat corect, sau pur și simplu o gestiune de casă ținută defectuos.
Ce se greșește în practică
Cea mai frecventă greșeală este să se lase numerarul să se acumuleze în casă, „pentru orice eventualitate", fără o politică clară de depunere periodică la bancă — un registru de casă corect ținut, cu depuneri regulate, e cel mai simplu mod de a evita un sold mare, greu de explicat ulterior. A doua greșeală este confuzia dintre plafonul pe operațiune (respectat corect, sumă cu sumă) și impresia că, dacă fiecare încasare a respectat plafonul zilnic, soldul rezultat e automat „în regulă" — cele două lucruri sunt independente. A treia este introducerea de numerar în casă fără document justificativ corespunzător (de exemplu, un aport de capital al asociatului trecut direct prin casă, fără actul care să-l susțină), ceea ce transformă un sold altfel explicabil într-unul greu de apărat la control.
Ce face iConta.eu
Modulul de casierie al aplicației (distinct de închiderea de TVA/impozit profit descrisă în celelalte ghiduri din această serie) ține registrul de casă zilnic, cu sold curent per operațiune, și verifică plafoanele de încasare/plată în numerar din Legea 70/2015 pentru fiecare tranzacție, semnalând depășirile ca avertisment. Soldul de casă în sine este monitorizat ca indicator de risc, tocmai pentru că, așa cum arată temeiul legal de mai sus, nu există un plafon legal explicit pe sold de care aplicația să se raporteze direct — justificarea documentară a fiecărei sume rămase în casă rămâne responsabilitatea dumneavoastră.