Care este monografia contabilă pentru plata unei facturi în numerar?
Plata unei facturi în numerar se înregistrează contabil simplu — debit cont furnizor (401), credit casă (5311) — dar operațiunea e condiționată de un plafon legal strict, care se verifică înainte de a decide dacă plata se poate face în numerar sau trebuie efectuată prin instrument de plată fără numerar.
Temeiul legal
„se pot efectua operațiuni de încasări și plăți în numerar, în următoarele condiții: [...] c) plăți către persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1), în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi." — Legea 70/2015 (plafonarea operațiunilor în numerar), art. 3 alin. (1) lit. c) (sursă: anaf_surse/legea_70_2015_consolidat.txt)
Monografia contabilă și regulile de plafon aplicabile:
- Înregistrarea contabilă standard: la achiziția facturată — 401 „Furnizori" = 371/301/628 etc. (în funcție de natura achiziției), cu TVA aferentă pe 4426; la plata în numerar — 401 = 5311 „Casa în lei", pe baza chitanței sau a dispoziției de plată către casierie, emisă la momentul plății.
- Plafonul de 5.000 lei/persoană/zi, cu un plafon total de 10.000 lei/zi pentru toate plățile către o singură persoană — dacă valoarea facturii depășește plafonul, diferența trebuie achitată exclusiv prin instrument de plată fără numerar (transfer bancar, card), conform art. 3 alin. (3) din aceeași lege.
- Interzicerea fragmentării: legea interzice explicit plățile fragmentate către aceeași persoană pentru a ocoli plafonul — o factură de 8.000 lei nu poate fi „spartă" în două plăți de 4.000 lei în aceeași zi pentru a rămâne, aparent, sub un plafon per-tranzacție inexistent (plafonul e zilnic, nu per-tranzacție).
- Documentul justificativ al plății e chitanța emisă de furnizor sau, în lipsa acesteia, dispoziția de plată către casierie — fără document, suma nu poate fi înregistrată corect ca ieșire din casă.
Ce se greșește în practică
- Se plătește o factură de peste 5.000 lei integral în numerar, fără să se separe suma care depășește plafonul pentru achitare prin bancă — o încălcare directă a Legii 70/2015, sancționabilă contravențional.
- Se fragmentează plata unei facturi mari în mai multe sume mici, în aceeași zi, către același furnizor, considerând greșit că plafonul se aplică per-operațiune, nu per-zi/per-persoană.
- Se înregistrează plata în numerar fără document justificativ (chitanță sau dispoziție de plată), ceea ce lasă ieșirea din casă fără acoperire documentară la un control.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă contabilitate generală pentru evidența casieriei și a plăților către furnizori, inclusiv înregistrarea standard 401 = 5311 la plata în numerar; modulul de casierie verifică automat, la fiecare zi/partener, încadrarea în plafonul legal de 5.000 lei/persoană/zi (respectiv 10.000 lei/zi în total) și semnalează depășirea ca avertisment (risc la control), fără să blocheze înregistrarea plății.