Trebuie făcut NIR pentru marfa cumpărată din Uniunea Europeană?
Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) nu este obligatorie pentru orice intrare de marfă — norma stabilește o listă limitată de situații în care întocmirea ei este cerută. Proveniența din Uniunea Europeană, ca atare, nu figurează pe această listă; ce contează sunt condițiile concrete ale recepției.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare. În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepția și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.)." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 2 — Norme specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, „Notă de recepție și constatare de diferențe" (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Aplicat la o achiziție intracomunitară de marfă:
- O achiziție din Uniunea Europeană vine, de regulă, însoțită de factura furnizorului (sau de un aviz de însoțire a mărfii) și este destinată unei singure gestiuni — deci, prin ea însăși, nu se încadrează automat în niciuna dintre cele șase situații care fac NIR-ul obligatoriu.
- Dacă recepția se face normal, fără discrepanțe, iar marfa este destinată unei singure gestiuni, recepția și înregistrarea în contabilitate se pot face direct pe baza facturii primite de la furnizorul UE — fără NIR.
- NIR devine, totuși, obligatoriu dacă apare oricare dintre situațiile enumerate — de exemplu: marfa sosește fără factură sau aviz (documentele ajung ulterior transportului), se constată diferențe la recepție (cantitate sau calitate neconforme cu documentul de livrare), sau marfa este împărțită între mai multe gestiuni ale firmei.
- Așadar răspunsul corect nu este „da" sau „nu" în funcție de țara de origine, ci depinde de condițiile concrete ale recepției — exact aceleași condiții care ar face NIR obligatoriu și pentru o marfă cumpărată din România.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că orice achiziție din afara țării (inclusiv din UE) necesită automat NIR, ca o regulă separată pentru operațiunile intracomunitare — norma nu face această distincție; criteriile sunt cele de la lista de mai sus, indiferent de proveniență.
- Se omite întocmirea NIR-ului chiar și atunci când apar diferențe reale la recepție (cantitate primită diferită de cea facturată), doar pentru că marfa vine cu factură — factura însoțitoare nu elimină obligația NIR atunci când există discrepanțe constatate.
- Se folosește avizul de însoțire a mărfii ca document de recepție final, fără NIR, chiar și atunci când marfa este împărțită între mai multe gestiuni ale firmei — situație în care norma cere explicit NIR.
Ce face iConta.eu
iConta.eu gestionează recepția mărfurilor și integrarea documentelor de achiziție (facturi, avize) în gestiune și contabilitate. Decizia dacă o anumită recepție concretă se încadrează sau nu în situațiile care fac NIR obligatoriu, potrivit listei de mai sus, rămâne, la data acestui ghid, o evaluare a utilizatorului aplicației.