Când este obligatoriu NIR-ul pentru marfa cumpărată de firmă?
Contrar percepției larg răspândite, NIR-ul nu e obligatoriu pentru orice marfă cumpărată — legea îl cere explicit doar în situații bine definite; în restul cazurilor, factura sau avizul de însoțire pot ține loc de document de recepție.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare." — OMFP 2634/2015, Anexa 2, Cod 14-3-1A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Cazurile concrete în care NIR-ul e obligatoriu, potrivit normei:
- Bunuri din gestiuni diferite pe aceeași factură/aviz — marfa cumpărată trebuie repartizată pe gestiuni distincte, iar NIR-ul face această separare.
- Bunuri primite spre prelucrare, custodie sau păstrare — chiar dacă nu sunt cumpărate propriu-zis, intrarea lor fizică în gestiune cere NIR.
- Bunuri cumpărate de la persoane fizice — fără factură de la o persoană juridică, NIR-ul devine documentul de recepție.
- Bunuri sosite neînsoțite de documente de livrare — dacă marfa ajunge înaintea facturii/avizului, recepția se face pe NIR.
- Bunuri cu diferențe constatate la recepție — cantitate sau valoare diferită de cea din documentul de livrare.
- Mărfuri intrate în gestiuni evaluate la preț de vânzare — regim specific de evidență, în care NIR-ul e obligatoriu indiferent de celelalte condiții.
- În toate celelalte situații, recepția și încărcarea în gestiune se fac direct pe baza documentului de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii) — NIR-ul nu e cerut ca formular separat, dar datele valorice trebuie să se regăsească undeva, într-un document justificativ pentru înregistrarea contabilă.
- Dacă bunurile sosesc în tranșe, se întocmește câte un NIR pentru fiecare tranșă, anexat facturii sau avizului corespunzător.
Ce se greșește în practică
- Se întocmește NIR pentru fiecare achiziție, indiferent de situație, tratându-l ca formalitate universală — irosind timp acolo unde factura/avizul e suficient ca document de recepție.
- Se omite NIR-ul exact în cazurile în care e obligatoriu (de exemplu, achiziții de la persoane fizice sau bunuri sosite fără documente de livrare), lăsând recepția nedocumentată corespunzător.
- Se ignoră constatarea diferențelor la recepție (cantitate/valoare) ca declanșator automat al obligativității NIR — chiar dacă în mod normal marfa respectivă nu ar fi cerut NIR, apariția unei diferențe schimbă regimul.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un modul dedicat de NIR (notă de recepție și constatare de diferențe), în care contabilul introduce articolele recepționate — aplicația validează completitudinea rândurilor (denumire, cantitate, preț de achiziție) înainte de a genera notele contabile ciornă corespunzătoare (încărcare în gestiune). Decizia dacă o anumită achiziție se încadrează în situațiile pentru care NIR-ul e obligatoriu conform normei, sau poate fi înregistrată direct pe baza facturii/avizului, rămâne a contabilului.