Este obligatoriu NIR-ul pentru fiecare factură de marfă?
Nu. Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) e obligatorie doar în anumite situații, clar delimitate de normele privind documentele financiar-contabile — nu la fiecare factură de marfă primită. În restul cazurilor, factura sau avizul de însoțire pot servi ele însele ca document de recepție.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare. În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepția și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.)." — OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, Anexa 2, Norme specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, Nota de recepție și constatare de diferențe, cod 14-3-1A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
- Lista celor șase situații enumerate de normă e limitativă: gestiuni diferite pentru bunurile de pe aceeași factură/aviz, bunuri primite spre prelucrare/custodie/păstrare, bunuri procurate de la persoane fizice, bunuri sosite fără documente de livrare, bunuri cu diferențe constatate la recepție și mărfuri intrate în gestiuni evidențiate la preț de vânzare.
- În oricare altă situație — de exemplu o factură de marfă obișnuită, primită de la un furnizor, care corespunde exact cantitativ și calitativ cu ce a fost livrat, către o singură gestiune — factura sau avizul de însoțire a mărfii țin loc de document de recepție, fără să mai fie nevoie de un NIR separat.
- Chiar și când NIR-ul nu e obligatoriu, dacă apar diferențe la recepție (cantitativ sau calitativ), el devine obligatoriu automat, pentru că „bunurile materiale care prezintă diferențe la recepție" sunt unul dintre cazurile explicit enumerate.
- Norma cere ca, indiferent dacă se întocmește sau nu NIR, valorile bunurilor recepționate să se regăsească undeva într-un document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate — deci absența NIR-ului nu înseamnă absența oricărei documentări a recepției.
Ce se greșește în practică
- Se emite un NIR pentru fiecare factură de marfă, indiferent de situație, crezând că e obligatoriu întotdeauna — deși norma îl cere doar în cele șase cazuri enumerate expres.
- Se omite NIR-ul exact în cazurile în care e obligatoriu — de exemplu la mărfuri procurate de la persoane fizice sau la bunuri sosite fără documente de livrare — pentru că acestea sunt excepții mai puțin cunoscute decât regula generală.
- Nu se întocmește NIR când apar diferențe cantitative sau calitative la recepție, deși în acel moment situația devine, prin lege, una dintre cele care impun NIR-ul obligatoriu.
- Se ignoră gestiunile multiple: dacă o singură factură cuprinde bunuri destinate unor gestiuni diferite, fiecare gestiune are nevoie de propriul NIR, chiar dacă documentul de livrare e unul singur.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu are un modul dedicat de gestiune a stocurilor care permite întocmirea NIR-ului la recepția mărfurilor, cu calculul automat al adaosului comercial și al TVA-ului neexigibil pe linie de articol, plus generarea notelor contabile aferente. Aplicația nu impune NIR pentru fiecare factură — recepția se poate face și direct pe baza facturii, iar decizia privind situațiile în care NIR-ul e obligatoriu potrivit normelor de mai sus rămâne, ca și în lege, la latitudinea contabilului.