Cum se înregistrează marfa sosită fără factură?
Marfa care sosește la sfârșitul lunii fără ca factura furnizorului să fi ajuns încă nu rămâne „în afara" contabilității până la primirea facturii. Reglementările contabile obligă la evidențierea distinctă a datoriei, pe baza documentelor care atestă efectiv primirea bunurilor.
Temeiul legal
„(2) Datoriile către furnizorii de bunuri, respectiv prestatorii de servicii, de la care, până la finele lunii, nu s-au primit facturile se evidențiază distinct în contabilitate (contul 408 «Furnizori - facturi nesosite»), pe baza documentelor care atestă primirea bunurilor, respectiv a serviciilor." — OMFP 1802/2014, pct. 310 alin. (2) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Tratamentul corect, pas cu pas:
- Marfa recepționată fără factură se înregistrează pe baza documentului care atestă primirea (recepție, aviz de însoțire a mărfii), nu se amână înregistrarea până la sosirea facturii.
- Datoria față de furnizor se evidențiază distinct, în contul 408 „Furnizori - facturi nesosite", separat de contul 401 folosit când factura există deja.
- Când factura ajunge efectiv, contul 408 se stornează și operațiunea se reia pe 401, cu factura ca document justificativ.
- Dacă bunurile sunt achiziționate însoțite de aviz de însoțire, urmând ca factura să sosească ulterior, cursul valutar folosit la înregistrarea în contabilitate (pentru achizițiile în valută) este cel de la data recepției bunurilor (pct. 314 alin. (4)), nu cel de la data facturii.
Ce se greșește în practică
- Se amână complet înregistrarea contabilă a mărfii până la primirea facturii, ceea ce lasă stocul fizic existent nereflectat în contabilitate și denaturează balanța de la finele lunii.
- Se înregistrează direct pe contul 401 „Furnizori", ca și cum factura ar fi sosit, în loc să se folosească distinct contul 408 „Furnizori - facturi nesosite" — confuzia îngreunează ulterior reconcilierea între ce a fost recepționat și ce a fost efectiv facturat.
- La achizițiile în valută cu factură întârziată, se folosește cursul de la data facturii (când sosește) pentru înregistrarea inițială, deși regula cere cursul de la data recepției bunurilor.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are un flux dedicat de recepție „marfă fără factură" cu generare automată a notei pe contul 408 și stornare ulterioară la sosirea facturii — acest tratament contabil, deși cunoscut și descris corect de reglementările OMFP 1802/2014, rămâne o notă contabilă pe care contabilul o introduce manual în aplicație, ca orice altă operațiune contabilă. iConta.eu oferă evidența contabilă generală (jurnal, balanță, fișe de cont), nu un asistent specific pentru acest scenariu.