Cum se întocmește NIR când există marfă în plus față de factură?
Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) e exact documentul prevăzut de reglementările contabile pentru situația în care marfa primită fizic nu corespunde cantitativ cu ce apare pe factură — inclusiv atunci când se constată mai multă marfă decât cea facturată. Reglementările contabile enumeră explicit acest caz printre situațiile în care întocmirea NIR e obligatorie.
Temeiul legal
„(Cod 14-3-1A) Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: [...] bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție [...]. În situația în care se constată diferențe la recepție, entitățile trebuie să stabilească prin proceduri proprii informațiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepție și constatare de diferențe (ex: cantitatea și valoare constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepția și alte mențiuni, în funcție de necesități)." — OMFP 2634/2015 (norme privind documentele financiar-contabile), anexa 2, secțiunea privind Nota de recepție și constatare de diferențe (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Ce trebuie făcut, concret, când marfa primită depășește cantitatea facturată:
- NIR devine obligatoriu exact în acest caz — norma enumeră explicit „bunurile materiale care prezintă diferențe la recepție" printre situațiile care impun întocmirea documentului, spre deosebire de recepția fără diferențe, unde factura sau avizul de însoțire pot fi suficiente ca document de recepție.
- Se înscrie diferența constatată (cantitatea și valoarea în plus, cu semnul corespunzător) direct pe formularul NIR, alături de cantitatea și valoarea facturată — comparația se face document cu document, nu se „ajustează" factura.
- Conținutul exact al informațiilor înscrise (cantitate și valoare constatate plus/minus, persoanele care au efectuat recepția, alte mențiuni relevante) se stabilește prin proceduri interne proprii ale entității — norma nu impune un format rigid unic, ci lasă firmei libertatea de a defini detaliile operaționale, atât timp cât esențialul (diferența constatată) e consemnat.
- Marfa în plus rămâne în gestiune pe baza NIR, indiferent dacă furnizorul emite ulterior o factură de corecție — NIR e documentul care justifică, la acel moment, intrarea cantității reale în stoc.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează în gestiune doar cantitatea facturată, lăsând surplusul fizic constatat la recepție neînregistrat contabil — o discrepanță între stocul fizic real și cel contabil, care va genera confuzii ulterioare.
- Se așteaptă factura de corecție de la furnizor înainte de a întocmi NIR, deși norma cere consemnarea diferenței la momentul recepției, indiferent de rapiditatea cu care furnizorul corectează factura.
- Se omite semnătura persoanelor care au efectuat recepția pe formularul NIR, deși norma menționează explicit acest element ca informație relevantă de consemnat.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă contabilitate generală pentru gestiunea stocurilor, pe baza documentelor introduse de utilizator (facturi de achiziție, avize de însoțire); consemnarea diferențelor constatate la recepție printr-un document de tip Notă de recepție și constatare de diferențe rămâne, la data acestui ghid, o operațiune introdusă manual de contabil, nu un flux dedicat automatizat.