NIR-ul electronic trebuie semnat?
Regula generală pentru documentele pe hârtie cere semnătura persoanelor implicate — dar legea face o excepție explicită pentru documentele procesate integral prin sistem informatic, categorie în care intră NIR-ul electronic.
Ce e NIR-ul și când e obligatoriu
Nomenclatorul documentelor financiar-contabile, aprobat prin OMFP 2634/2015 (Anexa 2), descrie Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR, cod 14-3-1A):
„servește ca: document pentru recepția bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru încărcare în gestiune; document justificativ de înregistrare în contabilitate."
NIR-ul e obligatoriu doar în anumite situații — bunuri cuprinse într-o factură/aviz care fac parte din gestiuni diferite, bunuri primite spre prelucrare/custodie, bunuri procurate de la persoane fizice, bunuri sosite neînsoțite de documente de livrare, bunuri cu diferențe la recepție, sau mărfuri la gestiuni cu evidență la preț de vânzare. În celelalte cazuri, recepția și înregistrarea în contabilitate se fac direct pe baza documentului de livrare (factură, aviz de însoțire).
Regula generală: documentele justificative trebuie semnate
Norma generală privind documentele financiar-contabile, Anexa 1 la OMFP 2634/2015, pct. 2, cere ca orice document justificativ să cuprindă, printre elementele obligatorii:
„numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare."
Excepția pentru documentele procesate informatic
Aceeași normă, pct. 11, tratează explicit cazul documentelor generate și preluate în contabilitate prin sisteme informatice de prelucrare automată a datelor:
„În condițiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative și documentele contabile) sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situații trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat, după caz, efectuarea operațiunilor respective."
Un NIR generat, completat și preluat direct în contabilitate printr-un soft de gestiune (fără semnătură olografă scanată sau semnătură electronică calificată aplicată pe document) e valabil ca document justificativ, cu condiția ca entitatea să aibă o procedură proprie (scrisă) care arată cum se identifică cine a inițiat recepția, cine a aprobat-o și cine a validat-o în sistem — de exemplu, prin logare cu cont de utilizator, trasabilitate de sistem (jurnal de audit), sau flux de aprobare electronică în soft.
Pct. 12 — documente prezentate ca hârtie sau format electronic
Aceleași norme (pct. 12) confirmă că documentele financiar-contabile pot fi prezentate fie pe suport hârtie, fie în format electronic, „cu condiția întocmirii acestora potrivit prezentelor norme" — deci NIR-ul pur electronic, fără variantă tipărită, e o formă acceptată, nu o excepție de la regulă, câtă vreme respectă cerințele de conținut.
Practic pentru firmă
- Dacă NIR-ul se generează și se validează exclusiv în softul de gestiune, nu e nevoie de semnătură pe fiecare document, dar trebuie să existe o procedură internă scrisă (poate fi scurtă) care descrie cum identifică sistemul persoana care a operat recepția.
- Dacă firma optează totuși să tipărească NIR-ul pentru arhivare fizică sau pentru control, semnătura rămâne un element obligatoriu al documentului pe hârtie, conform regulii generale de la pct. 2.
- Pentru operațiunile care implică predare-primire de valori materiale, dacă documentul se corectează, e nevoie de confirmare prin semnătură atât a predătorului, cât și a primitorului (pct. 15 din aceleași norme) — regulă separată de cea privind semnătura ca element obligatoriu al documentului inițial.