NIR-ul poate fi întocmit electronic?
Da. Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) este un document financiar-contabil ca oricare altul, iar regula generală privind formatul electronic al documentelor financiar-contabile se aplică și ei — inclusiv atunci când e generată direct dintr-un program de contabilitate.
Temeiul legal
„Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiția întocmirii acestora potrivit prezentelor norme. Prin document în format electronic se înțelege documentul care conține informațiile prevăzute de prezentele norme și care a fost emis și primit în format electronic." — OMFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, Anexa 1 — Norme generale, pct. 12 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
Condițiile care rezultă din normă pentru un NIR electronic:
- Documentul trebuie să conțină toate informațiile obligatorii cerute de model (numărul și data documentului, referința la factură/aviz, datele bunurilor recepționate, eventualele diferențe, semnăturile) — un fișier electronic incomplet nu devine document justificativ valid doar pentru că e electronic.
- Dacă documentele sunt întocmite și preluate în contabilitate prin sisteme informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu — dar entitatea trebuie să stabilească, prin proceduri proprii, modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile respective (pct. 11).
- Pentru corectarea unui document de predare-primire a valorilor materiale (categorie în care intră și NIR-ul, ca document de recepție), este necesară confirmarea prin semnătură atât a predătorului, cât și a primitorului (pct. 15) — regulă care rămâne relevantă și pentru corectarea unui NIR emis electronic, dacă entitatea nu a înlocuit-o printr-o procedură proprie de identificare electronică.
- Păstrarea documentelor financiar-contabile, inclusiv a NIR-urilor, se poate face pe hârtie sau pe suport electronic, la domiciliul fiscal, sediul social sau sediile secundare (pct. 36), fără obligația aplicării Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică, pentru documentele păstrate electronic.
Ce se greșește în practică
- Se emite NIR-ul electronic, dar fără toate câmpurile obligatorii ale modelului (de exemplu fără datele privind diferențele constatate la recepție), considerându-l valid doar pentru că a fost generat digital.
- Se presupune că formatul electronic scutește automat de orice identificare a persoanelor implicate — norma cere totuși o procedură proprie de identificare, atunci când semnătura olografă lipsește.
- Se păstrează NIR-urile electronice fără o procedură clară de arhivare, riscând să nu poată fi prezentate integral la un control ulterior.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu generează NIR-ul electronic direct din modulul de stocuri, pe baza articolelor introduse la recepție, validând completitudinea liniilor (denumire, cantitate, cotă de TVA) înainte de a considera recepția validă. Documentul rămâne intern aplicației, ca parte a evidenței contabile electronice a firmei; identificarea persoanelor implicate se face prin contul de utilizator conectat, nu prin semnătură olografă.