Trebuie tipărit NIR-ul dacă este generat electronic
Un NIR (Nota de recepție și constatare de diferențe) generat prin sistemul de gestiune nu trebuie neapărat printat și arhivat pe hârtie — legea contabilă permite explicit forma electronică, atât la întocmire, cât și la păstrare.
Documentele financiar-contabile pot fi și electronice
Normele generale aprobate prin OMFP nr. 2634/2015 stabilesc explicit egalitatea celor două forme:
„12. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiția întocmirii acestora potrivit prezentelor norme. Prin document în format electronic se înțelege documentul care conține informațiile prevăzute de prezentele norme și care a fost emis și primit în format electronic."
NIR-ul intră în categoria documentelor financiar-contabile reglementate de aceste norme — nu există o excepție care să-l oblige la forma tipărită.
Păstrarea electronică e explicit permisă
Aceleași norme reglementează și arhivarea, nu doar întocmirea:
„36. [...] Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea [...] arhivării documentelor în formă electronică. În cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control."
Reține condiția-cheie: nu trebuie tipărit din start, dar trebuie să poată fi listat oricând, la cererea organelor de control. Diferența practic contează — nu ai obligația de a păstra un exemplar fizic pentru fiecare NIR generat, dar trebuie să poți produce oricând o versiune printabilă, fidelă originalului electronic.
Ce spune norma specifică pentru NIR
Norma specifică (tot din OMFP nr. 2634/2015) definește NIR-ul ca document justificativ pentru recepția bunurilor și pentru încărcarea în gestiune, fără să impună o formă fizică obligatorie — cerința ține de conținut (elementele obligatorii ale documentului justificativ), nu de suportul pe care e păstrat.
Termenul de păstrare rămâne același, indiferent de suport
Legea nr. 82/1991 (legea contabilității) art. 25 stabilește termenul general de arhivare, aplicabil indiferent dacă documentul e pe hârtie sau electronic:
„Articolul 25 Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii."
Sinteza
| Cerință | Formă hârtie | Formă electronică |
|---|---|---|
| Emitere/întocmire | Permisă | Permisă, dacă respectă normele |
| Păstrare 5 ani | Obligatorie | Obligatorie, pe suport electronic |
| Obligație de arhivare electronică specială (lege dedicată) | — | NU se aplică documentelor convertite/păstrate electronic |
| Disponibilitate pentru control | Fizic la sediul de arhivare | Trebuie să poată fi listat oricând, la cerere |
Practic
- Nu tipări NIR-urile „din prudență" dacă sistemul de gestiune le generează și le păstrează corect electronic — legea nu cere asta.
- Asigură-te că sistemul folosit poate genera oricând o versiune printabilă a NIR-urilor arhivate, pentru cazul unui control care le solicită.
- Păstrează documentele electronice pe toată durata legală de 5 ani, calculată de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite — termenul nu diferă în funcție de suport.