Ce număr se trece pe NIR?
Pe Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) se trec două numere, nu unul. Primul este numărul NIR-ului însuși, pe care îl alocă firma care face recepția, dintr-o serie proprie și secvențială. Al doilea este numărul facturii sau al avizului de însoțire a mărfii primit de la furnizor, care are rubrica lui separată pe formular. Cea mai frecventă greșeală este să treci numărul facturii furnizorului și ca număr al NIR-ului.
Ce prevede modelul oficial
Modelul NIR (cod 14-3-1A) din Anexa 3 la OMFP nr. 2.634/2015 are în antet coloane distincte: „Număr document”, „Data” (zi, lună, an) și „Factură / Aviz de însoțire a mărfii Nr.”. Prima coloană este numărul NIR-ului. A treia coloană preia numărul documentului de livrare.
Normele generale din Anexa 1 la același ordin cer, la pct. 2, ca orice document justificativ să conțină „numărul documentului și data întocmirii acestuia”. NIR-ul are nevoie de numărul lui propriu pentru că este el însuși document justificativ: Anexa 2 spune că NIR-ul servește ca document pentru recepție, pentru încărcarea în gestiune și pentru înregistrarea în contabilitate.
Cum se stabilește numărul propriu
Regula este la pct. 24 din Anexa 1 la OMFP nr. 2.634/2015: entitățile trebuie să aibă un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile. Concret:
- conducerea desemnează, prin decizie internă scrisă, persoana care alocă și gestionează numerele;
- fiecare document are „un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate”;
- numerele se alocă în funcție de structura firmei (gestiuni, puncte de lucru, sucursale);
- procedura internă arată, pentru fiecare exercițiu financiar, numărul sau seria de la care începe primul document.
Deci nu există un format impus de lege. Firma poate folosi o serie pe fiecare gestiune (de exemplu „NIR-DEP1”) sau o serie unică. Condiția este ca numerotarea să fie secvențială și scrisă în procedura internă.
Exemplu
Un magazin are două gestiuni: depozitul și raionul de vânzare. Prin decizie internă, seriile pentru 2026 sunt „D” pentru depozit și „R” pentru raion, ambele începând de la 1. Pe 12 martie 2026 primește de la furnizor factura nr. 4587, cu mărfuri pentru ambele gestiuni. NIR-ul este obligatoriu aici, pentru că factura cuprinde bunuri din gestiuni diferite (Anexa 2, NIR). Rezultă două note:
- NIR nr. D-0143 din 12.03.2026, cu „Factură nr. 4587” la rubrica documentului de livrare;
- NIR nr. R-0098 din 12.03.2026, cu aceeași factură nr. 4587.
Numerele D-0143 și R-0098 continuă seriile proprii. Numărul 4587 aparține furnizorului și apare numai în rubrica facturii.
Situații particulare
- Bunurile sosesc în tranșe: Anexa 2 cere câte un NIR pentru fiecare tranșă. Fiecare NIR primește numărul următor din serie și se anexează la factura sau la avizul de însoțire.
- Bunurile sosesc fără documente de livrare: rubrica „Factură/Aviz” rămâne necompletată până la primirea documentului. NIR-ul are totuși număr propriu de la data recepției.
- NIR generat din program: OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 1, pct. 22 permite ca documentele să fie editate cu sisteme informatice. Numerotarea automată trebuie să respecte aceeași serie secvențială stabilită intern.
De reținut
- Pe NIR se trec două numere: numărul propriu al notei și, separat, numărul facturii sau avizului furnizorului.
- Numărul propriu vine din regimul intern de numerotare (OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 1, pct. 24): secvențial, cu seria stabilită de firmă și desemnare scrisă a responsabilului.
- Seriile se pot separa pe gestiuni sau puncte de lucru. Procedura internă arată de la ce număr pornește fiecare exercițiu.
- Nu folosi numărul facturii furnizorului ca număr al NIR-ului. Două facturi de la furnizori diferiți pot avea același număr.