Cum se ține gestiunea dacă marfa nu trece fizic prin depozitul firmei?
Faptul că marfa nu ajunge fizic în depozit nu schimbă evidența contabilă. Firma o cumpără și o vinde, deci marfa intră și iese din patrimoniul ei chiar dacă furnizorul o livrează direct la client. Ce se schimbă sunt documentele care justifică intrarea și ieșirea și, eventual, conturile folosite pe durata transportului.
Regula de bază: intrare și ieșire prin 371
OMFP 1802/2014 descrie contul 371 „Mărfuri" drept contul cu care „se ține evidența existenței și mișcării stocurilor de mărfuri". Debitul lui cuprinde „valoarea la preț de înregistrare a mărfurilor achiziționate (401, 408, 446, 327, 542)". Ieșirea se face prin contul 607, al cărui debit cuprinde „valoarea mărfurilor vândute, constatate lipsă la inventar, depreciate ireversibil (371)".
Pentru o livrare directă, cu inventar permanent, înregistrările se fac în aceeași zi:
- 371 = 401 (plus 4426 = 401), la valoarea facturii furnizorului;
- 4111 = 707 (plus 4111 = 4427), la valoarea facturii către client;
- 607 = 371, pentru descărcarea gestiunii.
Exemplu: firma cumpără 100 de bucăți cu 50 lei/buc. și le revinde cu 70 lei/buc., iar marfa merge direct din depozitul furnizorului la client. Se înregistrează 371 = 401 cu 5.000 lei, 4111 = 707 cu 7.000 lei și 607 = 371 cu 5.000 lei. Soldul 371 pentru acest articol revine la zero, iar marja de 2.000 lei apare corect în contul de profit și pierdere.
Dacă firma aplică inventarul intermitent, același cont 607 se debitează direct cu „valoarea mărfurilor achiziționate, în cazul folosirii metodei inventarului intermitent (401)". Stocul se stabilește apoi la inventariere (OMFP 1802/2014, pct. 289–291).
Marfa aflată pe drum la sfârșitul lunii
Dacă firma a preluat riscurile și beneficiile, dar marfa nu a ajuns la client până la închiderea perioadei, se folosesc conturile din grupa 32 „Stocuri în curs de aprovizionare", adică 327 „Mărfuri în curs de aprovizionare". Potrivit OMFP 1802/2014, cu aceste conturi „se ține evidența stocurilor cumpărate, pentru care s-au transferat riscurile și beneficiile aferente, dar care, la finele perioadei de raportare, sunt în curs de aprovizionare". Când aprovizionarea s-a încheiat, 327 se descarcă prin 371.
Dacă marfa rămâne depozitată la un terț, de exemplu în depozitul furnizorului sau al unui operator logistic, se folosește contul 357 „Mărfuri aflate la terți".
NIR-ul: obligatoriu sau nu
Conform OMFP 2634/2015 (anexa 2), nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) este obligatorie numai în anumite situații:
- bunuri din aceeași factură care aparțin unor gestiuni diferite;
- bunuri primite de la persoane fizice;
- bunuri sosite fără documente;
- bunuri cu diferențe la recepție;
- mărfuri intrate în gestiuni ținute la preț de vânzare.
În celelalte cazuri, recepția se poate face direct pe factură sau pe aviz. La o livrare directă, recepția cantitativă o face de obicei clientul. Firma ar trebui să păstreze dovada acestei recepții (avizul semnat de client, CMR-ul sau procesul-verbal), pentru că Legea 82/1991, art. 6 alin. (1), cere ca orice operațiune să fie consemnată într-un document justificativ.
Pași practici pentru contabil
- Stabilește în politicile contabile o gestiune distinctă, de exemplu „livrări directe", ca stocul din depozitul fizic să nu fie denaturat.
- Leagă fiecare factură de achiziție de factura de vânzare corespunzătoare și de documentul de transport.
- La închiderea lunii, verifică dacă soldul acestei gestiuni este zero. Un sold rămas înseamnă fie marfă pe drum (reclasificată în 327), fie o descărcare omisă.
- Dacă marfa pleacă sau ajunge în alt stat membru, verifică separat tratamentul TVA pentru tranzacțiile în lanț.
De reținut
- Marfa care nu trece prin depozit tot intră și iese prin 371 (sau prin 607, la inventar intermitent).
- Contul 327 se folosește pentru marfa pe drum la sfârșitul perioadei, iar 357 pentru marfa depozitată la terți.
- NIR-ul nu e obligatoriu în orice situație, dar dovada recepției de către client trebuie păstrată ca document justificativ.