Ce dată se trece pe NIR: data facturii sau data recepției?
Pe Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) se trece data recepției, adică ziua în care bunurile au intrat efectiv în gestiune. Data facturii nu înlocuiește această dată. Ea rămâne pe documentul de livrare, la care NIR-ul face trimitere.
Temeiul legal
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1): „Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.”
Operațiunea consemnată prin NIR este recepția. Potrivit OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2, NIR-ul servește ca document pentru recepția bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru încărcarea în gestiune și document justificativ de înregistrare în contabilitate. Momentul efectuării operațiunii este deci momentul recepției.
OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 1, pct. 2, cere ca orice document justificativ să cuprindă „numărul documentului și data întocmirii acestuia”. NIR-ul se întocmește la recepție, deci data lui este data recepției.
Când cele două date diferă
În practică, data facturii și data recepției coincid des, dar nu întotdeauna. Situațiile tipice:
- Marfa ajunge după factură. Factura e datată 28 martie, marfa se recepționează pe 2 aprilie. NIR-ul poartă data de 2 aprilie. Dacă riscurile și beneficiile s-au transferat înainte de sosire, bunurile se reflectă între timp distinct, ca stocuri în curs de aprovizionare (OMFP nr. 1802/2014, pct. 276 alin. (3), grupa 32 din planul de conturi).
- Marfa ajunge înaintea facturii. Recepția se face pe 30 martie, pe baza avizului de însoțire. NIR-ul poartă data de 30 martie. Dacă factura nu sosește până la finele lunii, datoria se evidențiază în contul 408 „Furnizori – facturi nesosite”, pe baza documentelor care atestă primirea bunurilor (OMFP nr. 1802/2014, pct. 310 alin. (2)).
- Marfa sosește în tranșe. Pentru fiecare tranșă se întocmește câte un NIR, anexat apoi la factură sau aviz (OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2). Fiecare NIR poartă data tranșei respective.
Cum se leagă NIR-ul de factură
NIR-ul nu pierde legătura cu factura. În rubrica documentului de livrare se trec numărul și data facturii sau ale avizului. Astfel, documentul arată ambele date: data întocmirii NIR (recepția) și data documentului furnizorului.
Dacă NIR-ul nu conține valori, acestea trebuie să se regăsească în alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate (OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2).
De ce contează data corectă
- Stocul la o anumită zi. La inventar, stocul scriptic trebuie să reflecte ce se afla efectiv în gestiune. Un NIR datat cu data facturii poate arăta în gestiune marfă care încă nu sosise.
- Răspunderea gestionarului. Documentele justificative angajează răspunderea celor care le-au întocmit, vizat și aprobat (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (2)). Gestionarul răspunde de la data la care a primit efectiv bunurile.
- Închiderea de lună. La cumpărările din jurul finalului de lună, data recepției decide dacă bunurile apar în stoc în luna curentă sau în cea următoare.
Pași practici
- Întocmește NIR-ul în ziua recepției și trece acea dată.
- Completează separat numărul și data facturii sau a avizului furnizorului.
- La sfârșitul lunii, verifică recepțiile fără factură (contul 408) și facturile fără recepție (stocuri în curs de aprovizionare, dacă s-a transferat controlul).
- La livrări în tranșe, întocmește câte un NIR pentru fiecare tranșă, cu data ei.
De reținut
- Data NIR = data recepției, nu data facturii (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)).
- Data facturii se trece în rubrica documentului de livrare.
- Pentru decalaje la finalul lunii se folosesc contul 408 sau grupa 32, după caz.
- Fiecare tranșă are propriul NIR, cu propria dată.