Numerarul din casierie la final de zi: ce fac
Casieria unei firme nu se închide „din ochi": la sfârșitul fiecărei zile de activitate cu operațiuni de numerar, legea cere un document distinct care stabilește exact câți bani ar trebui să existe fizic în casă — registrul de casă. Suma din registru trebuie să corespundă cu numerarul numărat efectiv.
Temeiul legal
„REGISTRUL DE CASĂ (Cod 14-4-7A și Cod 14-4-7bA) ... Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP 2634/2015, Anexa 2 — Norme specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Din text rezultă un flux zilnic obligatoriu, nu doar o recomandare de bună practică:
- Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative (chitanțe, dispoziții de plată/încasare, bonuri fiscale) emise în ziua respectivă.
- La final de zi, registrul trebuie să arate soldul de casă — suma pe care casierul ar trebui să o aibă efectiv în sertar.
- Acest sold servește și ca bază pentru înregistrarea în contabilitate a operațiunilor de casă ale zilei.
Pe lângă întocmirea registrului, casieria rămâne supusă plafoanelor legale de numerar din Legea 70/2015 (de exemplu, sold zilnic de casă și plafoane de încasare/plată pe zi și pe partener), care se verifică separat de simpla completare a registrului.
Ce se greșește în practică
- Se completează registrul de casă cu întârziere (săptămânal sau lunar, „din memorie"), deși norma cere întocmire zilnică, pe bază de documente justificative emise în chiar acea zi.
- Nu se numără efectiv numerarul din casă la final de zi pentru a-l compara cu soldul din registru — un sold „pe hârtie" care nu corespunde cu banii fizici e un semnal de eroare sau de pierdere nedescoperită.
- Se ignoră faptul că orice sumă intrată sau ieșită din casă are nevoie de document justificativ (chitanță, dispoziție de plată/încasare, raport fiscal de închidere zilnică pentru casele de marcat) — o intrare „liberă" în registru, fără document, nu e conformă.
Ce face iConta.eu
iConta.eu calculează soldul rulant al registrului de casă pe baza operațiunilor de încasare și plată introduse (modulul de casierie), inclusiv soldul de la finalul fiecărei zile, și semnalează depășirile plafoanelor legale de numerar (sold de casă, încasări/plăți către persoane juridice sau fizice) ca avertismente — riscuri la control, nu blocaje. La data acestui ghid, aplicația nu verifică automat dacă suma calculată corespunde cu numerarul numărat fizic în casă: acea confruntare rămâne, prin natura ei, o operațiune manuală a casierului sau a contabilului.