Este obligatoriu să înregistrez fiecare extras bancar separat?
Legea nu cere o notă contabilă separată pentru fiecare document în parte, dar cere cronologie și sistematizare. Diferența contează: poți centraliza mai multe documente de aceeași natură din aceeași perioadă, dar nu poți sări peste ordinea în care au avut loc operațiunile.
Temeiul legal
„Înregistrările în contabilitatea sintetică și analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conținut se referă la operațiuni de aceeași natură și din aceeași perioadă. [...] Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate și sistematic, în conturi sintetice și analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate." — OMFP nr. 2.634/2015, Norme generale, pct. 20-21 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
- Legea permite explicit două moduri de înregistrare: document cu document, sau pe bază de centralizator pentru documente de aceeași natură din aceeași perioadă — extrasul bancar poate fi tratat oricare din cele două moduri.
- Ce nu e opțional e ordinea cronologică: fiecare operațiune trebuie înregistrată respectând succesiunea datelor de întocmire sau de intrare în entitate.
- Fiecare linie a extrasului (fiecare operațiune bancară distinctă) rămâne, totuși, o operațiune economică separată, chiar dacă e centralizată împreună cu altele similare într-o singură notă.
- Registrul-jurnal poate primi sume centralizate din jurnalele auxiliare, potrivit acelorași norme, dacă entitatea folosește o astfel de organizare.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează întregul extras bancar al lunii ca o singură sumă globală, fără să se distingă tipurile de operațiuni (încasări de la clienți, plăți la furnizori, comisioane) care au conturi corespondente diferite — asta nu mai e „centralizare de documente de aceeași natură", ci pierdere de informație.
- Se rupe ordinea cronologică, înregistrând operațiunile bancare în ordinea în care au fost observate, nu în ordinea datei reale din extras.
- Se presupune greșit că norma obligă o notă contabilă distinctă pentru fiecare extras primit de la bancă, deși legea permite și centralizarea, atât timp cât operațiunile sunt de aceeași natură.
Ce face iConta.eu
iConta.eu procesează fiecare linie a unui extras bancar importat ca operațiune distinctă, generând o notă contabilă separată pentru fiecare, în funcție de tipul detectat (client, furnizor, comision, dobândă etc.) — nu centralizează extrasul într-o singură sumă globală. Ordinea cronologică a operațiunilor e păstrată pe baza datei din extras.