Cum pregătesc casieria pentru un control de fond
Casieria e una dintre zonele cel mai des verificate la o inspecție fiscală, pentru că erorile de acolo sunt ușor de documentat obiectiv: plafoane depășite, sold negativ, documente lipsă. Iată ce anume se verifică și cum te pregătești.
Ce cuprinde inspecția, ca obiect legal
Art. 113 din Codul de procedură fiscală (Legea nr. 207/2015) definește inspecția fiscală ca „verificarea legalității și conformității declarațiilor fiscale, corectitudinii și exactității îndeplinirii obligațiilor [...], respectării prevederilor legislației fiscale și contabile”. Casieria intră direct aici, pentru că operațiunile de încasări/plăți în numerar sunt reglementate distinct prin Legea nr. 70/2015.
Plafoanele de numerar — cele mai verificate reguli
Legea nr. 70/2015 stabilește plafoane precise, pe care inspectorul le verifică linie cu linie din registrul de casă:
| Operațiune | Plafon | Temei |
|---|---|---|
| Încasare de la o persoană juridică/PFA | 5.000 lei/zi/persoană | art. 3 alin. (1) lit. a) |
| Încasare de la magazin cash & carry | 10.000 lei/zi/persoană | art. 3 alin. (1) lit. b) |
| Plată către o persoană juridică/PFA | 5.000 lei/zi/persoană, max 10.000 lei/zi total | art. 3 alin. (1) lit. c) |
| Plăți din avansuri spre decontare | 5.000 lei/zi/persoană | art. 3 alin. (1) lit. e) |
| Încasare/plată de la/către persoană fizică | 10.000 lei/zi/persoană | art. 4 alin. (1) și (4) |
| Restituire cash pt. facturi stornate (către persoane juridice) | 5.000/10.000 lei | art. 9 alin. (1) |
| Restituire cash pt. bunuri returnate de persoane fizice | 10.000 lei | art. 9 alin. (2) |
Art. 3 alin. (2) și (3) interzice explicit fragmentarea încasărilor/plăților pentru a evita aceste plafoane — e prima verificare pe care o face un inspector, comparând facturi consecutive către același partener din aceeași zi.
Reguli speciale pentru firme cu mai multe case
Dacă firma are mai multe casierii, art. 7 din Legea nr. 70/2015 clarifică: plafoanele de la art. 3 alin. (1) lit. a) și b) și de la art. 4 alin. (1) „sunt aplicabile pe fiecare casierie în parte” — deci nu se cumulează automat pe firmă, dar trebuie să poți demonstra separarea reală a caselor, nu doar pe hârtie.
Documentele pe care trebuie să le ai pregătite
- Registrul de casă, completat zilnic — conform Ordinului MFP nr. 2634/2015, e „document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar” și „document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă”.
- Chitanțele și dispozițiile de plată/încasare către casierie — documente justificative obligatorii pentru orice mișcare de numerar fără alt document (Cod 14-4-1, respectiv Cod 14-4-1/a pentru operațiuni în valută, și Cod 14-4-4, conform aceluiași ordin).
- Rapoartele fiscale de închidere zilnică (dacă se folosește AMEF) — document justificativ pentru veniturile zilnice încasate cu numerar.
- Reconcilierea soldului fizic de casă cu soldul contabil, la data controlului — orice diferență e primul lucru urmărit.
Balanța de verificare — punctul de legătură
Art. 22 din Legea contabilității nr. 82/1991 cere întocmirea lunară a balanței de verificare. Contul de casă trebuie să apară acolo cu soldul corect, coerent cu registrul de casă — o diferență între soldul din balanță și soldul din registrul de casă e un semnal roșu imediat pentru orice inspector.
Checklist rapid înainte de control
- Verifică dacă niciun plafon din Legea nr. 70/2015 nu a fost depășit pe nicio zi/persoană/operațiune.
- Verifică dacă nu există încasări/plăți fragmentate artificial pentru a rămâne sub plafon.
- Confirmă că registrul de casă e completat zilnic, fără goluri, și că soldul de casă nu a fost niciodată negativ.
- Reconciliază soldul de casă cu contul contabil de casă din ultima balanță de verificare.
- Pregătește documentele justificative (chitanțe, dispoziții, rapoarte Z) pentru toate mișcările din perioada supusă controlului.