Program de gestiune vs Excel: ce alege o firmă mică
Firmele mici care vând produse — nu doar servicii — trebuie să țină evidența stocurilor pe gestiuni, cu intrări, ieșiri și sold cantitativ-valoric, indiferent de instrumentul folosit. Legea nu impune un anumit soft, dar impune rezultatul: o evidență corectă, la zi, verificabilă la inventar.
Temeiul legal
„Persoanele prevăzute la art. 1 au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și în cazul fuziunii, divizării ori transformării sau al lichidării și în alte situații prevăzute de lege." — Legea 82/1991, art. 7 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce înseamnă asta în practică pentru alegerea între Excel și un program de gestiune:
- La inventarul anual, soldul faptic (numărat fizic) trebuie să corespundă cu soldul scriptic (din evidență) pe fiecare gestiune — diferențele trebuie explicate și înregistrate.
- Evaluarea stocurilor la ieșire (CMP, FIFO sau LIFO) trebuie aplicată consecvent, conform OMFP 1802/2014, indiferent de instrumentul de calcul.
- Documentele justificative (facturi, avize, NIR-uri, bonuri de consum) trebuie păstrate și corelate cu mișcările înregistrate, ca să poată fi verificate de un inspector.
Ce se greșește în practică
- Se ține evidența stocurilor doar valoric, fără cantități pe fiecare gestiune — la inventar nu mai există bază de comparație pe unitate de produs.
- Un fișier Excel editat de mai multe persoane, fără istoric de modificări, nu poate reconstitui „la ce dată a fost scăzut stocul X" — un inspector cere exact acest istoric.
- Se recalculează manual costul mediu ponderat la fiecare vânzare, cu erori de rotunjire care se acumulează pe parcursul anului și ies la iveală abia la inventar.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un modul dedicat de gestiune a stocurilor (evidență pe gestiuni, intrări/ieșiri, reconciliere factură-stoc), inclusiv o variantă pentru comerțul cu amănuntul care lucrează cu metoda global-valorică (preț cu amănuntul, conform OMFP 1802/2014). Mișcările sunt corelate cu facturile din aplicație, iar soldul pe gestiune se calculează automat, nu manual. Aplicația nu înlocuiește însă inventarierea fizică anuală — aceasta rămâne o obligație pe care contabilul sau administratorul o organizează efectiv, cu numărare la fața locului.