Raportarea conturilor de client: obligații
Dincolo de evidența analitică internă (fișa fiecărui client, cont 411), firmele obligate la depunerea SAF-T trebuie să raporteze periodic către ANAF, pentru fiecare client, contul analitic în care e înregistrat, identificarea lui fiscală și soldurile — o secțiune distinctă a fișierului standard de control fiscal.
Temeiul legal
„Customers (Clienți) — Conţine informaţii despre clienţi, precum detaliile de identificare (denumire, adresa, cod de înregistrare fiscală), contul analitic în care este înregistrat soldul clientului respectiv, soldul iniţial debitor/creditor, sold final debitor/creditor etc." — OPANAF 1783/2021 (Ghidul contribuabilului pentru D406 — SAF-T), secțiunea MasterFiles > Customers (sursă: anaf_surse/opanaf_1783_2021_saft_d406.txt)
Ce presupune, concret, această obligație:
- Secțiunea Customers din MasterFiles-ul SAF-T nu e opțională pentru firmele care au obligația de depunere a D406 — trebuie să conțină, pentru fiecare client cu care s-a operat în perioada raportată, identificarea completă (denumire, adresă, cod fiscal), contul analitic (de regulă 411 și subanaliticele lui) și soldurile de deschidere/închidere.
- Obligația de depunere a D406 se extinde progresiv pe categorii de contribuabili (mari, mijlocii, mici), pe date de referință publicate de ANAF prin „Ghidul contribuabilului" menționat în anexa actului normativ.
- Fiecare client raportat în Customers trebuie identificat consecvent și în secțiunea tranzacțiilor (GeneralLedgerEntries), prin
CustomerID— o neconcordanță între cele două secțiuni e una dintre cauzele frecvente de respingere a fișierului la validare.
Ce se greșește în practică
- Se raportează clienții doar cu denumirea și codul fiscal, fără contul analitic corect asociat — validatorul oficial respinge fișierul dacă
CustomerID-urile nu sunt identice între secțiunea Customers și liniile de tranzacție. - Se omit clienții cu sold zero la închiderea perioadei, presupunând că „nu mai au ce raporta" — dacă au avut mișcări în perioadă, rămân obligatorii în Customers.
- Se confundă raportarea SAF-T (obligație periodică, către ANAF) cu simpla ținere a fișei de cont a clientului în contabilitatea internă — a doua e permanentă și nu înlocuiește prima.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu generează secțiunea Customers a declarației D406/SAF-T: modulul core/d406.py construiește, pentru fiecare client, elementul <Customer> cu CustomerID, AccountID (contul 4111) și identificarea fiscală, iar core/repo_d406.py extrage lista clienților din baza de date (select_clienti). Aplicația asigură și consecvența CustomerID între secțiunea Customers și liniile de tranzacție din registrul general, cerută de validatorul oficial ANAF (DUK). Judecata asupra completitudinii datelor de identificare introduse pentru fiecare client rămâne responsabilitatea contabilului.