Cum se restituie avansul neutilizat la casierie
Când un angajat primește un avans pentru deplasare sau pentru procurarea unor materiale și cheltuiește mai puțin decât a primit, diferența nu se „regularizează" informal — există un document oficial dedicat exact acestei situații.
Temeiul legal
„ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAȚIE) [...] se întocmește pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum și pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar. În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferența de primit de către titularul de avans se întocmește Dispoziție de plată către casierie (cod 14-4-4). În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4)." — OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-5-4 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Procedura, pas cu pas:
- Titularul de avans întocmește decontul de cheltuieli (sau ordinul de deplasare, pentru delegații), comparând avansul primit cu cheltuielile efectiv justificate prin documente.
- Dacă avansul a fost mai mare decât cheltuielile reale, diferența se depune înapoi la casierie pe bază de Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4) — documentul care servește și ca înregistrare în Registrul de casă și în contabilitate.
- Dacă, invers, cheltuielile au depășit avansul primit, se folosește aceeași formă de document, dar ca Dispoziție de plată — diferența de primit se achită titularului.
- Ambele variante folosesc același cod de formular (14-4-4) — ceea ce diferă e sensul operațiunii (plată sau încasare), nu documentul în sine.
Ce se greșește în practică
- Se restituie diferența „la liber", fără emiterea Dispoziției de încasare către casierie — fără acest document, nu există o bază justificativă pentru înregistrarea restituirii în Registrul de casă.
- Se lasă diferența nejustificată în evidența titularului de avans, pe motiv că „e o sumă mică" — legea nu prevede un prag minim sub care decontarea nu se face.
- Se confundă decontul de cheltuieli (document care stabilește diferența) cu documentul de casierie propriu-zis (care efectiv mișcă numerarul) — sunt documente complementare, nu interschimbabile: unul justifică suma, celălalt înregistrează operațiunea de casă.
Ce face iConta.eu
iConta.eu gestionează avansurile spre decontare și generează notele contabile aferente (acordare avans, regularizare la decontare), pe baza sumelor introduse de contabil. Emiterea fizică a Dispoziției de plată/încasare către casierie ca document de casierie de sine stătător rămâne, la data acestui ghid, un pas separat, în afara fluxului automatizat al aplicației.