Firma își schimbă denumirea sau devine plătitoare de TVA: se înlocuiește memoria fiscală?
Nu este obligatoriu. OUG 28/1999 permite folosirea memoriei fiscale până la umplere în ambele situații. Prima este schimbarea atributului fiscal al codului de identificare, cum se întâmplă când firma devine plătitoare de TVA. A doua este modificarea denumirii sau a adresei societății, cu condiția să se păstreze același cod de identificare fiscală.
Faptul că memoria rămâne nu înseamnă că aparatul rămâne neatins. Bonul fiscal trebuie să arate denumirea corectă a firmei și TVA pe cote, așa că antetul și cotele de TVA se reprogramează, prin service-ul autorizat.
Temeiul legal
„Nu este obligatorie înlocuirea memoriei fiscale a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate, aceasta putând fi utilizată până la umplere, în următoarele cazuri: a) la schimbarea atributului fiscal al codului de identificare fiscală al utilizatorului; ... b) la schimbarea formei de constituire a societății fără modificarea denumirii acesteia; ... c) la modificarea denumirii și/sau adresei societății dacă se păstrează codul de identificare fiscală;" — OUG 28/1999, art. 4 alin. (10) lit. a)-c) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
„Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat electronic fiscal care trebuie să cuprindă cel puțin: denumirea și codul de identificare fiscală ale operatorului economic emitent; [...] valoarea pe fiecare operațiune, inclusiv taxa pe valoarea adăugată, cu indicarea cotei de taxă; valoarea totală a bonului, inclusiv taxa pe valoarea adăugată; valoarea totală a taxei pe valoarea adăugată pe cote de taxă, cu indicarea nivelului de cotă;" — OUG 28/1999, art. 4 alin. (1) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
Pe situații:
- Firma devine plătitoare de TVA. Codul de înregistrare în scopuri de TVA are prefixul RO (Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 318 alin. (1)), iar această schimbare de atribut fiscal intră la lit. a). Memoria fiscală poate fi folosită în continuare. Bonurile trebuie însă să arate de acum TVA pe fiecare operațiune și totalul TVA pe cote (art. 4 alin. (1)), deci cotele de taxă din aparat se reconfigurează de la data înregistrării în scopuri de TVA.
- Firma își schimbă denumirea și păstrează codul fiscal. Memoria rămâne (lit. c)). Antetul bonului se modifică, pentru că bonul trebuie să cuprindă denumirea operatorului emitent.
- Firma își schimbă forma juridică fără să își schimbe denumirea (lit. b)). Memoria rămâne.
- Se schimbă codul de identificare fiscală. Situația nu e acoperită de alin. (10), care la lit. c) cere expres păstrarea codului. Memoria fiscală stochează denumirea și codul fiscal al emitentului (art. 3 alin. (5)). Ce se întâmplă cu aparatul se stabilește cu service-ul.
Aceeași listă mai cuprinde schimbarea denumirii străzii (lit. e)), inactivitatea temporară anunțată organelor fiscale (lit. f)) și erorile din antetul bonului constatate după fiscalizare (lit. g)).
Cine reprogramează. Orice intervenție tehnică asupra aparatului se face doar de persoanele autorizate (art. 4 alin. (12) lit. f)). Emiterea unui bon cu date eronate sau fără toate datele de la art. 4 alin. (1) este contravenția de la art. 10 lit. f). Ea se sancționează cu amendă de la 2.000 la 4.000 lei (art. 11 alin. (1) lit. h)). Suspendarea până la 1 noiembrie 2026, prevăzută pentru această literă, privește doar lipsa codului beneficiarului, a numărului de identificare al bonului și a codului QR. Denumirea greșită a emitentului sau lipsa TVA nu sunt acoperite.
SC Exemplu SRL, neplătitoare de TVA, are o casă de marcat cu memoria fiscală ocupată pe jumătate. Firma se înregistrează în scopuri de TVA cu începere de la 1 aprilie 2026 și, în aceeași lună, își schimbă denumirea în „SC Exemplu Retail SRL”, păstrând codul fiscal.
- Memoria fiscală nu se înlocuiește (art. 4 alin. (10) lit. a) și c)).
- Tehnicianul de service programează cotele de TVA pentru bonurile emise de la 1 aprilie 2026. Antetul cu noua denumire se programează de la data schimbării ei.
- Primul bon din aprilie, de 121 lei la cota de 21%, arată baza de 100 lei și TVA de 21 lei (100 × 21% = 21 lei).
Ce se greșește în practică
- Firma cumpără memorie nouă sau aparat nou la schimbarea denumirii, deși legea nu cere asta când se păstrează codul fiscal.
- După înregistrarea în scopuri de TVA, se continuă emiterea bonurilor fără TVA, pentru că „aparatul a rămas același”.
- Antetul se modifică de personalul propriu, din meniul aparatului, fără tehnician autorizat.
- Excepția de la lit. c) se aplică și când se schimbă codul de identificare fiscală, deși textul cere expres păstrarea lui.
Ce face iConta.eu
Plătitorul de TVA și perioada fiscală se țin în vectorul fiscal al firmei, din care aplicația derivă declarațiile datorate. La editarea manuală a statutului de plătitor, aplicația compară cu datele ANAF și avertizează dacă diferă. Rapoartele Z importate din casa de marcat sunt citite pe cotele de TVA înscrise de aparat. Nota propusă, în stare de ciornă, trece TVA colectată în 4427, iar contabilul verifică la validare dacă cotele din raport sunt cele corecte pentru perioadă. Reprogramarea aparatului rămâne treaba service-ului.