Casa de marcat scoasă din uz: cine păstrează memoria fiscală și pentru cât timp?
Memoria fiscală o păstrează firma care a folosit aparatul, nu distribuitorul și nici unitatea de service. Termenul este de 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care memoria a fost întocmită. Obligația apare în patru situații: memoria s-a umplut, a fost înlocuită din cauza unui defect, nu mai poate fi folosită din alte motive sau firma își încetează activitatea.
Pierderea memoriei sau păstrarea ei în condiții în care nu mai poate fi citită se sancționează cu una dintre cele mai mari amenzi din OUG 28/1999.
Temeiul legal
„Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale definite la art. 3 alin. (1) și (2) , la umplerea memoriei fiscale, atunci când aceasta trebuie înlocuită ca urmare a defectării, ori când nu mai poate fi folosită de către utilizatori din diverse motive, precum și în cazul în care aceștia își încetează activitatea, sunt obligați să asigure păstrarea și arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioadă de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite." — OUG 28/1999, art. 4 alin. (9) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
„r) nerespectarea obligației de a păstra și arhiva memoria fiscală, precum și dispozitivul de memorare a jurnalului electronic, în condiții care să permită citirea acestora de către organul fiscal competent;" — OUG 28/1999, art. 10 lit. r) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
Ce trebuie știut:
- Cine păstrează: utilizatorul aparatului. Obligația continuă și după încetarea activității.
- Ce se păstrează: memoria fiscală și, potrivit art. 10 lit. r), dispozitivul de memorare a jurnalului electronic. La înlocuirea memoriei fiscale se schimbă obligatoriu și dispozitivul de memorare a jurnalului electronic (art. 4 alin. (11)).
- Cum se păstrează: în condiții care să permită citirea lor de către organul fiscal. Simpla deținere a unei componente deteriorate nu e suficientă.
- Sancțiunea: fapta de la art. 10 lit. r) se pedepsește cu amendă de la 30.000 la 50.000 lei (art. 11 alin. (1) lit. g)). Pentru lit. g), art. 12 alin. (3) nu prevede plata a jumătate din minim.
Ce se întâmplă cu aparatul însuși:
- Vânzarea aparatului după încetarea activității se face numai prin distribuitorii autorizați (art. 8 alin. (2)).
- Informarea organului fiscal. Dacă aparatul este furat, dispărut, distrus sau dezmembrat pentru piese, ori dacă utilizatorul își încetează activitatea, utilizatorul informează organul fiscal în 3 zile lucrătoare, prin „Formularul utilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale" (OPANAF 4156/2017, anexa 3, pct. 6 alin. (2)).
„Utilizatorii informează organul fiscal competent în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care a intervenit una dintre situațiile prevăzute la pct. 6 subpct. 6.1 sau la pct. 10 subpct. 10.2 lit. b) și c) din anexa nr. 1 la ordin prin completarea „Formularului utilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale“, prevăzut în anexa nr. 3B ." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 6 alin. (2) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
Cum se socotește termenul. Legea leagă cei 5 ani de „exercițiul financiar în care au fost întocmite" memoriile. O memorie fiscală acumulează însă date pe mai mulți ani. Textul nu spune expres care exercițiu se ia în calcul. Lectura prudentă este exercițiul în care memoria a încetat să fie folosită, adică ultimul an cu înregistrări. Așa se acoperă toate datele din ea.
SC Exemplu SRL folosește o casă de marcat din 2021. În septembrie 2026, memoria fiscală se umple. Tehnicianul o înlocuiește, împreună cu dispozitivul de memorare a jurnalului electronic.
- Memoria veche are ultimele înregistrări în exercițiul 2026, care se încheie la 31 decembrie 2026.
- Anul următor este 2027. Termenul de 5 ani curge de la 1 iulie 2027, deci memoria se păstrează cel puțin până în iulie 2032.
- Memoria și dispozitivul vechi se arhivează la sediul firmei, cu procesul-verbal al înlocuirii, într-un loc care le ferește de deteriorare.
Ce se greșește în practică
- Memoria înlocuită rămâne la tehnician sau e aruncată odată cu aparatul vechi. Obligația de păstrare este a utilizatorului.
- La radierea firmei, nimeni nu preia arhiva memoriilor fiscale, deși legea menționează expres încetarea activității.
- Termenul se socotește de la data înlocuirii, nu de la 1 iulie a anului următor exercițiului, sau se aplică un termen mai scurt.
- Aparatul firmei care își încetează activitatea se vinde direct altui comerciant, nu prin distribuitorul autorizat.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu arhivează memoriile fiscale și nu ține evidența fizică a aparatelor de marcat. Acestea rămân la firmă. Aplicația păstrează în schimb, în evidența contabilă, notele construite din rapoartele Z importate. Fiecare notă este identificată prin numărul aparatului și numărul raportului, astfel încât vânzările zilnice se pot urmări pe aparat și pe perioadă și după ce aparatul a fost scos din uz.