Schimbarea sediului social în alt județ — obligații
Mutarea sediului nu e o simplă schimbare de adresă — e o modificare a actului constitutiv, cu efecte atât la registrul comerțului, cât și la ANAF.
Decizia și modificarea actului constitutiv
Legea societăților nr. 31/1990, art. 194 alin. (1) lit. d) dă adunării generale a asociaților atribuția de a modifica actul constitutiv — mutarea sediului fiind, ca element înscris în actul constitutiv, o astfel de modificare. Majoritatea necesară e cea generală de la art. 192 alin. (1): votul reprezentând majoritatea absolută a asociaților și a părților sociale, în afară de cazul când actul constitutiv prevede altfel (cerința de unanimitate pentru modificarea actului constitutiv a fost abrogată în 2022). Hotărârea, actul constitutiv actualizat și dovada noului sediu (contract de comodat/închiriere/proprietate) se depun la registrul comerțului de la noul sediu.
Ce se întâmplă dacă nu e reglementată corect situația sediului
Legea nr. 31/1990, art. 237 alin. (1) lit. c) dă instanței dreptul de a pronunța dizolvarea societății, la cererea oricărei persoane interesate sau a Oficiului Național al Registrului Comerțului, dacă nu mai sunt îndeplinite condițiile referitoare la sediul social — de exemplu, dacă actul care atestă dreptul de folosință a expirat și nu a fost înlocuit. Mutarea sediului trebuie deci dublată de un titlu valabil pentru noul spațiu, nu doar de decizia asociaților.
Obligația față de ANAF: declarația de mențiuni
Codul de procedură fiscală (Legea nr. 207/2015), art. 88 alin. (1): modificările ulterioare ale datelor din declarația de înregistrare fiscală — inclusiv schimbarea sediului — trebuie aduse la cunoștința organului fiscal central în termen de 15 zile de la data producerii lor, prin declarație de mențiuni. Dacă modificarea afectează și datele înscrise pe certificatul de înregistrare fiscală, acesta se depune odată cu declarația de mențiuni, pentru anulare și eliberarea unuia nou.
Când noul sediu e în alt județ, se schimbă și domiciliul fiscal, deci și organul fiscal competent — dosarul fiscal se transferă de la vechiul la noul organ fiscal central, de regulă în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea modificării în registrele în care se consemnează schimbarea sediului.
Ce nu trebuie omis
- Actualizarea sediului pe facturile emise, ștampile, contracte în derulare — factura cu sediul vechi rămâne valabilă din punct de vedere fiscal doar dacă modificarea nu era încă efectivă la data emiterii, dar practic e mai sigur să actualizați imediat toate documentele tipizate.
- Notificarea băncii, a caselor de asigurări și a oricărei instituții cu care firma are relații curente — nu se face automat prin înregistrarea la registrul comerțului.
- Verificarea dacă noul sediu schimbă și competența teritorială pentru inspecția muncii, dacă firma are personal angajat.
De reținut
Termenul de 15 zile pentru declarația de mențiuni curge de la data producerii modificării, nu de la data la care apucați să o depuneți — întârzierea expune firma la o contravenție pentru nedepunerea la termen a declarației de mențiuni.