Cum dovedesc dreptul de folosință asupra sediului social?
Dovada dreptului de folosință asupra sediului social nu e o formalitate cerută doar la înființare — Legea societăților prevede explicit că expirarea sau pierderea acestui drept, pe durata funcționării firmei, poate duce la constatarea condițiilor de dizolvare de către registratorul de registrul comerțului.
Temeiul legal
„Oficiul Național al Registrului Comerțului, prin registrator, constată întrunirea condițiilor pentru dizolvarea societății în următoarele cazuri, la cererea oricărei persoane interesate sau din oficiu, în cazurile în care: a) nu mai sunt îndeplinite condițiile referitoare la sediul social, ca urmare a expirării duratei actului care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social ori transferului dreptului de folosință sau proprietate asupra spațiului cu destinație de sediu social [...]" — Legea 31/1990 privind societățile, art. 237^2 alin. (1) lit. a) (sursă: anaf_surse/legea_31_1990_societatile.txt)
Ce rezultă din acest text pentru administrarea curentă a firmei:
- Actele care dovedesc dreptul de folosință (contract de comodat, contract de închiriere, extras de carte funciară pentru sediu în proprietate) trebuie să rămână valabile pe toată durata funcționării societății, nu doar la momentul înmatriculării.
- Expirarea duratei contractului (de exemplu, un comodat încheiat pe termen fix, neprelungit) sau transferul dreptului de folosință/proprietate asupra spațiului (vânzarea imobilului de către proprietar) creează, prin ea însăși, riscul constatării condițiilor de dizolvare.
- Constatarea se face de registrator la cererea oricărei persoane interesate sau din oficiu — nu e nevoie ca administratorul firmei să sesizeze el problema; oricine poate solicita verificarea condițiilor sediului social.
- Reînnoirea sau prelungirea actului de folosință trebuie comunicată/înregistrată la registrul comerțului, pentru ca situația din registru să reflecte dreptul valabil actual.
Ce se greșește în practică
- Se lasă contractul de comodat sau de închiriere pentru sediul social să expire, considerându-se că relația reală cu proprietarul continuă informal, fără actualizarea documentului la registrul comerțului.
- Se schimbă proprietarul spațiului (vânzare) fără ca firma să obțină un nou act de folosință de la noul proprietar sau să depună mențiune la registrul comerțului.
- Se consideră că doar administratorul poate sesiza problema sediului social, deși orice persoană interesată poate cere verificarea, iar registratorul poate acționa și din oficiu.
Ce face iConta.eu
iConta.eu păstrează în profilul firmei datele de sediu social introduse de utilizator, dar nu urmărește automat valabilitatea actului care atestă dreptul de folosință asupra spațiului (contract de comodat/închiriere) și nu alertează la apropierea expirării acestuia — verificarea și reînnoirea la timp a documentului rămân responsabilitatea administratorului.