Contractul de comodat: sediul social și bunurile puse la dispoziția firmei
Mașina asociatului folosită de firmă, apartamentul în care e sediul social, laptopul cumpărat personal. Toate se pot folosi legal, dar cheltuiala nu devine deductibilă doar pentru că bunul e folosit — trebuie să existe titlul care justifică folosința.
Ce este comodatul
Comodatul e împrumutul de folosință: o parte, comodantul, remite un bun mobil sau imobil celeilalte părți, comodatarul, pentru a se folosi de el, cu obligația de a-l restitui după un anumit timp.
Caracteristica esențială: e cu titlu gratuit. Dacă se plătește ceva pentru folosință, nu mai e comodat, e închiriere — cu alt regim fiscal, atât la proprietar, cât și la firmă.
De ce contează pentru firmă
Fără un titlu de folosință, cheltuielile legate de bun nu au justificare. Cu comodat, bunul e pus legal la dispoziția firmei, iar cheltuielile de utilizare pot fi deductibile în condițiile generale.
Cele mai frecvente situații:
Sediul social în locuința asociatului sau administratorului. Comodatul e documentul care justifică folosința spațiului și, în anumite condiții, cheltuielile aferente.
Autoturismul personal folosit în activitate. Comodatul stabilește dreptul de folosință; deductibilitatea rămâne supusă regulilor de la cheltuielile auto, cu limitările lor.
Echipamente și bunuri aduse de asociat în firmă, fără a fi aportate la capital.
Legea nr. 287/2009 — Codul civil, art. 2146-2157 — împrumutul de folosință (comodatul).
Art. 2146: comodatul este contractul cu titlu gratuit prin care o parte, numită comodant, remite un bun mobil sau imobil celeilalte părți, numite comodatar, pentru a se folosi de acest bun, cu obligația de a-l restitui după un anumit timp.
Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, art. 25 alin. (1): sunt deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice.
Art. 25 alin. (4) — cheltuielile în favoarea acționarilor sau asociaților, nedeductibile.
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 — documentul justificativ care stă la baza înregistrărilor.
Ce trebuie să conțină
Contractul se încheie în formă scrisă și trebuie să identifice fără echivoc:
- părțile — comodantul, cu calitatea în care dispune de bun, și comodatarul
- bunul, descris complet: pentru un imobil, adresa și suprafața pusă la dispoziție; pentru un vehicul, marca, seria de șasiu și numărul de înmatriculare
- durata folosinței
- destinația — pentru ce se folosește bunul
- caracterul gratuit, exprimat explicit
- cine suportă cheltuielile de întreținere, utilități, reparații
Ultimul punct e cel care decide deductibilitatea. Dacă din contract nu reiese că firma suportă utilitățile, cheltuiala cu utilitățile nu are titlu.
Sediul social: ce mai trebuie pe lângă comodat
Comodatul singur nu e suficient pentru înregistrarea sediului. Mai sunt necesare, după caz:
- acordul coproprietarilor, dacă imobilul e în proprietate comună
- acordul asociației de proprietari și al vecinilor direcți, pentru spațiile din blocuri unde se desfășoară activitate
- înregistrarea la ANAF a documentului care atestă dreptul de folosință
Un sediu social cu titlu expirat produce inactivare fiscală. Durata comodatului trebuie urmărită, nu semnată și uitată.
Riscul de recalificare
Aici e capcana. Dacă folosința nu e cu adevărat gratuită — dacă asociatul primește ceva în schimb, direct sau indirect — operațiunea poate fi recalificată.
Iar în sens invers: dacă firma suportă cheltuieli pentru un bun folosit în interesul personal al asociatului, cheltuielile intră la categoria celor făcute în favoarea asociaților, nedeductibile, cu posibilă recalificare ca venit impozabil la persoana fizică.
Linia se trasează prin destinația reală, nu prin ce scrie în contract. Un autoturism în comodat, folosit exclusiv în weekend, nu devine deductibil pentru că există un act.
Ce se verifică la control
Existența contractului, în formă scrisă, anterior perioadei pentru care se deduc cheltuielile. Concordanța dintre bunul descris și cel folosit efectiv. Durata — să nu fie expirată. Clauza privind cine suportă cheltuielile, față de cheltuielile efectiv deduse. Și, pentru vehicule, foaia de parcurs care documentează utilizarea în activitate.