Ce se întâmplă dacă expiră sediul social al firmei
Firma nu "dispare" automat în ziua în care expiră contractul de comodat sau închiriere pentru sediul social, dar declanșează un mecanism care poate duce, în lanț, la inactivare fiscală și chiar la dizolvarea societății dacă nu e rezolvat la timp.
Ce spune legea despre condițiile sediului social
Art. 237^2 alin. (1) lit. a) din Legea societăților nr. 31/1990 dă Oficiului Național al Registrului Comerțului dreptul de a constata, prin registrator, întrunirea condițiilor pentru dizolvarea societății atunci când nu mai sunt îndeplinite condițiile referitoare la sediul social, ca urmare a expirării duratei actului care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social ori transferului dreptului de folosință sau proprietate asupra spațiului respectiv. Constatarea se face la cererea oricărei persoane interesate sau din oficiu.
Legea distinge acest caz de art. 237, care permite tribunalului să pronunțe dizolvarea și pentru alte situații privind sediul social (altele decât cele de la art. 237^2).
Legătura cu inactivarea fiscală
Codul de procedură fiscală (Legea nr. 207/2015), art. 92 alin. (1), leagă direct starea de contribuabil inactiv de condițiile sediului social: contribuabilul e declarat inactiv de organul fiscal, între altele, dacă nu mai sunt îndeplinite condițiile referitoare la sediul social, alături de situația inactivității temporare înscrise la registrul comerțului. Odată inactiv fiscal, firma pierde dreptul de deducere a cheltuielilor și TVA pentru achizițiile din perioada de inactivitate (art. 11 Cod fiscal), iar clienții ei pierd, la rândul lor, dreptul de deducere pentru facturile primite în această perioadă.
Termenul limită
Similar cu inactivitatea temporară a activității, condiția sediului social netratată la timp poate conduce la formularea cererii de dizolvare de către organul fiscal, dacă starea nu e remediată. Dacă firma declarată inactivă nu se reactivează în termen de un an de la declarare, se dizolvă potrivit actului normativ de înființare (art. 92 alin. (4^1) Cod procedură fiscală).
Ce trebuie să faceți înainte de expirare
- Prelungiți sau reînnoiți actul de folosință (contract de comodat, închiriere sau act de proprietate) cu suficient timp înainte de data expirării — nu așteptați ultima zi.
- Actualizați mențiunea la registrul comerțului dacă schimbați sediul, chiar și la aceeași adresă cu contract reînnoit, dacă legea o cere pentru tipul de act.
- Verificați statusul firmei pe portalul ANAF periodic — dacă a fost deja declarată inactivă din cauza sediului, depuneți actele de reglementare a sediului și solicitați reactivarea, pentru a nu depăși termenul de un an.
Diferența față de simpla schimbare de sediu
Nu orice mutare de sediu duce la inactivare — problema apare specific atunci când actul juridic care atestă dreptul de folosință expiră fără să fie reînnoit sau când dreptul de folosință/proprietate se transferă altcuiva fără ca firma să-și actualizeze sediul social în consecință. O mutare planificată, cu act nou depus la timp, nu declanșează niciunul din aceste mecanisme.