Pot pune sediul social al firmei în apartamentul propriu?
Da, o firmă își poate stabili sediul social într-un apartament aflat în proprietatea personală a unui asociat sau administrator — legea nu interzice asta. Consecința fiscală însă contează: dacă spațiul nu e folosit exclusiv pentru activitatea economică, cheltuielile de funcționare aferente lui sunt deductibile doar parțial.
Temeiul legal
„50% din valoarea cheltuielilor de funcționare, întreținere și reparații aferente unui sediu social achiziționat de către contribuabil în clădiri de locuințe sau în clădiri individuale de locuit, din ansambluri rezidențiale definite potrivit prevederilor legale, care nu este utilizat exclusiv în scopul activității economice. În cazul în care sediul social, aflat în patrimoniul contribuabilului, este utilizat în scop personal de către acționari sau asociați, cheltuielile respective sunt considerate ca fiind efectuate în favoarea acestora [...], fiind nedeductibile la calculul rezultatului fiscal." — Legea 227/2015 (Codul fiscal), art. 25 alin. (3) lit. k^1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Ce trebuie știut înainte de a stabili sediul social într-un apartament:
- Dacă apartamentul e în proprietatea firmei și nu e folosit exclusiv în scop economic, doar 50% din cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații sunt deductibile fiscal.
- Dacă apartamentul aparține unei persoane fizice (asociat/administrator) și e pus la dispoziția firmei printr-un contract, se aplică regula similară de la lit. k) a aceluiași articol — tot 50% din cheltuielile aferente suprafeței puse la dispoziție, potrivit contractului dintre părți.
- Dacă sediul e folosit efectiv doar în scop personal de asociați, cheltuielile respective devin integral nedeductibile, fiind tratate ca sumă efectuată în favoarea acestora.
Ce se greșește în practică
- Se deduce integral cheltuiala cu utilitățile apartamentului-sediu, fără să se aplice limita de 50% impusă atunci când spațiul nu e folosit exclusiv economic.
- Se stabilește sediul social în apartament fără niciun contract sau document care să delimiteze suprafața pusă la dispoziția firmei — la un control, absența documentului face dificilă justificarea oricărei deduceri.
- Se confundă sediul social (adresa oficială, înregistrată la Registrul Comerțului) cu un punct de lucru — regimul fiscal și cerințele administrative diferă.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are un modul specific pentru urmărirea limitei de deductibilitate de 50% aplicabilă cheltuielilor unui sediu social în clădire de locuințe — aceasta rămâne o încadrare pe care contabilul o face manual, la introducerea cheltuielilor respective (utilități, întreținere), aplicând procentul de nedeductibilitate corespunzător în calculul impozitului pe profit sau al bazei de impunere.