Cum se semnează documentele de casierie electronic în 2026

Normele privind documentele financiar-contabile nu cer o semnătură olografă sau o semnătură electronică pe fiecare chitanță, dispoziție de plată sau pagină din registrul de casă. Când documentele sunt întocmite și preluate în contabilitate cu un sistem informatic, semnătura nu este element obligatoriu. În schimb, entitatea trebuie să poată arăta, prin proceduri proprii, cine a inițiat, cine a dispus și cine a aprobat fiecare operațiune de casă.

Ce spun normele

OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 11: „În condițiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative și documentele contabile) sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu.” Aceeași prevedere adaugă că, în astfel de situații, trebuie stabilite „prin proceduri proprii modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat, după caz, efectuarea operațiunilor respective”.

Pct. 12 din aceeași anexă permite prezentarea documentelor pe hârtie sau în format electronic, cu condiția ca ele să fie întocmite potrivit normelor. Documentul în format electronic este cel care conține informațiile cerute de norme și „a fost emis și primit în format electronic”.

Ce rămâne neschimbat la casierie

Formatul electronic nu relaxează regulile speciale pentru numerar:

• Fără corecturi pe documentele de numerar. Pct. 15 din anexa 1 arată că documentele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul nu admit corecturi. Documentul greșit se anulează și se păstrează.
• Corecturi în sistem doar înainte de prelucrare. Pct. 16 admite corecturile numai înainte de prelucrarea documentelor. Listele de erori, anulări sau completări trebuie semnate de persoanele împuternicite de conducere.
• Registrul de casă zilnic. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți (OMFP 2634/2015, anexa 2, Cod 14-4-7A).
• Chitanța rămâne semnată de casier. Normele specifice prevăd că chitanța se semnează de casier pentru primirea sumei. Dacă chitanța este generată de sistem, procedura internă trebuie să identifice casierul care a primit banii.

Răspunderea nu dispare odată cu semnătura

Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (2), prevede că documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Chiar fără semnătură fizică, trebuie să se poată stabili cine a făcut fiecare pas. Identificarea poate fi făcută, de exemplu, prin conturi de utilizator nominale și jurnal de acțiuni.

Pași practici pentru contabil

1. Redactați o decizie internă care descrie circuitul documentelor de casă în sistemul informatic: cine emite chitanța, cine aprobă dispoziția de plată, cine închide registrul zilnic.
2. Asigurați-vă că fiecare utilizator are un cont nominal. Parolele comune fac imposibilă identificarea cerută de pct. 11.
3. Blocați modificarea documentelor de numerar după validare. Anularea trebuie să lase documentul în evidență, nu să-l șteargă.
4. Păstrați documentele electronic, cu posibilitatea de listare. OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 36, permite păstrarea pe suporturi tehnice „cu condiția să poată fi listate în orice moment”, inclusiv la cererea organelor de control.

Exemplu

Un SRL plătește din casierie un avans de deplasare de 800 lei. Dispoziția de plată este creată în program de contabil și aprobată electronic de administrator. Casierul înregistrează plata, iar registrul de casă se generează automat la sfârșitul zilei. Niciun document nu are semnătură olografă. Circuitul este conform dacă procedura internă și jurnalul sistemului arată cine a creat, cine a aprobat și cine a plătit.

De reținut

• Semnătura nu e obligatorie pe documentele generate și preluate prin sisteme informatice (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 11).
• Condiția este o procedură internă de identificare a persoanelor care inițiază, dispun și aprobă operațiunile.
• Documentele de numerar nu admit corecturi. Cele greșite se anulează și se păstrează (pct. 15).
• Răspunderea pentru documente rămâne a celor care le întocmesc, vizează, aprobă și înregistrează (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (2)).

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții