Ce este situația soldurilor elementelor de activ și pasiv la asociația de proprietari și când se depune?
Situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv (formularul cod 14-6-30/d) este documentul prin care asociația de proprietari își verifică lunar contabilitatea în partidă simplă. În partea I apar resursele și creanțele: casa, banca, sumele neîncasate de la proprietari. În partea a II-a apar fondurile și datoriile: fondul de rulment, fondul de reparații, alte fonduri, furnizorii. Cele două totaluri trebuie să fie egale.
Administratorul o întocmește lunar. O depune semestrial la compartimentul specializat în sprijinirea și îndrumarea asociațiilor de proprietari din primăria pe a cărei rază se află condominiul. Nu este o declarație fiscală și nu se depune la ANAF.
Temeiul legal
„n) întocmește lunar și depune semestrial la compartimentul specializat în sprijinirea și îndrumarea asociațiilor de proprietari pe a cărei rază teritorială se află condominiul situația soldurilor elementelor de activ și pasiv” — Legea 196/2018, art. 66 alin. (1) lit. n) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„8. Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate, lunar se întocmeşte "Situaţia soldurilor elementelor de activ şi de pasiv" (cod 14-6-30/d), pe baza datelor înscrise şi totalizate în fişe şi jurnale contabile.” — OMFP 3103/2017, anexa nr. 2, cap. 2 lit. A pct. 8 (sursă: anaf_surse/omfp_3103_2017.txt)
„NOTĂ: Corelaţie: total partea I = total partea a II-a.” — OMFP 3103/2017, anexa nr. 2, modelul formularului 14-6-30/d (sursă: anaf_surse/omfp_3103_2017.txt)
Ce conține modelul din OMFP 3103/2017:
- Partea I (activ): sold în casă; sold în conturi la bănci; sume neachitate de proprietari pentru lista de plată curentă; restanțe existente la data întocmirii; debitori, alții decât membrii asociației; acte de plată din luna în curs încă nerepartizate proprietarilor; acte de plată pentru cheltuieli din fonduri încă nescăzute din fondurile respective.
- Partea a II-a (pasiv): sold fond de rulment; sold fond de reparații; sold fond sume speciale; soldul altor fonduri legal stabilite (penalizări, cheltuieli administrative, recuperări debite etc.); furnizori pentru facturi neachitate; creditori diverși.
- Cine o întocmește: administratorul sau altă persoană desemnată.
- Aceeași situație, la data predării, face parte din documentele pe care vechiul administrator le predă noului administrator (art. 69 alin. (1) din Legea 196/2018).
Asociația de Proprietari Bloc Exemplu, la 30 iunie: casă 800 lei, bancă 45.200 lei, sume neachitate pe lista curentă 6.000 lei, restanțe mai vechi 3.000 lei. Total partea I: 55.000 lei. Pasiv: fond de rulment 20.000 lei, fond de reparații 28.000 lei, fond de penalizări 1.000 lei, furnizori neachitați 6.000 lei. Total partea a II-a: 55.000 lei. Totalurile sunt egale, deci situația „se închide". Pentru semestrul I urmează depunerea la primărie. Legea nu spune dacă se depun toate cele șase situații lunare sau doar cea de la finalul semestrului. Merită verificat ce cere compartimentul local.
Ce se greșește în practică
- Situația se face doar o dată pe semestru, „pentru primărie". Legea și OMFP 3103/2017 cer întocmirea lunară. Depunerea este semestrială.
- Se depune la ANAF sau se confundă cu situațiile financiare anuale. Entitățile în partidă simplă nu întocmesc situații financiare anuale.
- Restanțele vechi se omit din partea I, iar fondurile nu se reconciliază cu banca și casa. Situația nu se mai închide, iar diferența se „forțează" pe un rând oarecare.
- Nu se ține evidența separată pe fiecare condominiu, deși art. 66 alin. (3) o cere administratorului care are mai multe blocuri.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu generează formularul 14-6-30/d și nu are un modul pentru contabilitatea asociațiilor de proprietari. Regimurile de firmă disponibile sunt SRL (partidă dublă) și PFA/II/IF (partidă simplă, cu registru de încasări și plăți și Fișa D212). Niciunul nu reproduce fondurile și rapoartele cerute de Legea 196/2018. Situația soldurilor rămâne un document întocmit de administrator.