Software pentru gestiunea numerarului 2026
Orice firmă care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau cu cardul, contravaloarea bunurilor vândute cu amănuntul sau a serviciilor prestate direct către populație intră sub obligația de a folosi aparate de marcat electronice fiscale (AMEF) — „gestiunea numerarului" nu înseamnă, în acest caz, un simplu registru de casă ținut manual, ci un sistem fiscal reglementat, ale cărui date (rapoarte Z) trebuie apoi integrate corect în contabilitate.
Temeiul legal
„Articolul 1 (1) Operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul, precum și a prestărilor de servicii efectuate direct către populație sunt obligați să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale." — Ordonanța de urgență nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, art. 1 alin. (1) (sursă: anaf_surse/oug_28_1999.html)
Ce rezultă concret din text:
- Obligația vizează încasările de la populație — vânzarea cu amănuntul și prestările de servicii efectuate direct către persoane fizice, indiferent dacă plata se face cash, cu cardul sau cu alte substitute de numerar (tichete, vouchere).
- Bonul fiscal e obligatoriu pentru fiecare încasare (art. 1 alin. 2), cu excepții limitate (de exemplu, pentru încasările prin card, unde nu mai există obligația de imprimare/înmânare fizică a bonului, conform alin. 2^1).
- Fiecare zi de funcționare a AMEF generează un raport Z, care centralizează încasările pe tip de plată (numerar, card, tichete etc.) și pe cotă de TVA — acest raport e documentul-sursă pentru înregistrarea contabilă a vânzărilor cu amănuntul din ziua respectivă.
Ce se greșește în practică
- Se ține evidența încasărilor cu numerar doar printr-un registru de casă întocmit manual, fără AMEF, deși firma vinde cu amănuntul sau prestează servicii direct către populație — obligația de la art. 1 alin. (1) nu are o excepție generală pentru firmele mici.
- Se înregistrează în contabilitate direct suma totală din raportul Z, fără să se separe corect pe tipuri de plată (numerar vs. card vs. tichete) — fiecare tip de plată trebuie reflectat pe contul corespunzător (casă, bancă/tranzit card, tichete), nu cumulat generic.
- Se pierde/nu se arhivează raportul Z zilnic, considerând suficientă doar centralizarea lunară — raportul Z e documentul justificativ pentru fiecare zi de activitate, cerut de reglementările contabile pentru susținerea înregistrărilor.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are o funcționalitate reală de import al rapoartelor Z din fișierele AMEF (core/amef_import.py), pe structura oficială definită prin OPANAF 146/2018, anexa 2, secțiunea II.7 — citește fișierul semnat (XML sau p7b), extrage totalurile pe fiecare tip de plată (card, numerar, tichete de masă, bonuri valorice, voucher, credit, alte) și pe fiecare cotă de TVA, pregătindu-le pentru înregistrarea contabilă corespunzătoare. Ce nu automatizează astăzi aplicația: verificarea faptului că firma respectă obligația legală de a deține și folosi un AMEF acolo unde legea o cere — asta rămâne o decizie și o responsabilitate a firmei, anterioară folosirii aplicației.