Ce fac dacă soldul unui furnizor este debitor?
Contul 401 „Furnizori” este un cont de pasiv, iar soldul lui „reprezintă sumele datorate furnizorilor” (OMFP 1802/2014, funcțiunea contului 401). Un furnizor cu sold debitor înseamnă că ai plătit mai mult decât ai înregistrat ca datorie. Fie ai de recuperat bani, fie îți lipsește din contabilitate un document al furnizorului.
Unde apare de obicei diferența
- Factură primită, dar neînregistrată. Plata este în extras, iar factura nu a fost preluată, de exemplu una rămasă nedescărcată din e-Factura. Aceasta este cea mai frecventă cauză și prima de verificat.
- Plată dublă sau în plus. Aceeași factură a fost achitată de două ori ori s-a plătit o sumă rotunjită în sus.
- Avans plătit fără factură de avans. OMFP 1802/2014 prevede evidența avansurilor acordate furnizorilor în contul 409 „Furnizori - debitori”, un cont de activ. Fără factura de avans, plata rămâne debitor pe 401.
- Notă de credit sau retur după plată. Reducerea sau returul (401 cu minus) lasă plătită o sumă care nu mai e datorată.
- Plată alocată pe alt furnizor. Unul apare cu sold debitor, celălalt cu datorie nestinsă.
Cum corectezi
- Factură lipsă: înregistrezi factura în perioada ei. Dacă intră în altă lună decât cea a emiterii, verifici efectul asupra TVA deductibile și asupra cheltuielilor.
- Avans: ceri furnizorului factura de avans. Codul fiscal art. 319 alin. (16) obligă furnizorul să o emită cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare încasării avansului. La primire înregistrezi 409 = 401 și 4426 = 401. TVA se deduce doar pe baza facturii (art. 299 alin. (1) lit. a)).
- Plată în plus: ceri restituirea (5121 = 401) sau convii în scris cu furnizorul ca suma să acopere facturi viitoare.
- Alocare greșită: muți plata pe furnizorul corect printr-o notă de corecție. Pentru exercițiul curent, înregistrările greșite se stornează (OMFP 1802/2014, pct. 69).
Ce nu faci
Nu lași soldul debitor să „se închidă” prin compensare cu datoriile față de alți furnizori. OMFP 1802/2014, pct. 56 alin. (1), interzice compensarea între active și datorii. Alin. (3) permite compensări față de aceeași entitate numai după înregistrarea distinctă a creanței și a datoriei. În bilanț, un sold debitor la furnizor este o creanță, nu o datorie cu minus.
Exemplu
Firma plătește 6.050 lei unui furnizor de materiale, dar în 401 nu apare nicio factură. Verificarea în e-Factura arată o factură de 6.050 lei (5.000 lei + TVA 1.050 lei) nepreluată. Înregistrezi 302 = 401, 5.000 lei, și 4426 = 401, 1.050 lei. Soldul furnizorului devine zero.
Dacă nu există nicio factură și furnizorul confirmă că banii sunt avans, soliciți factura de avans și treci suma pe 409.
Confirmarea soldului
La inventariere, OMFP 2861/2009, pct. 28 alin. (1), cere confirmarea creanțelor și datoriilor față de terți pe bază de extrase de cont sau punctaje reciproce scrise. Refuzul de confirmare este abatere de la norme. Pentru un sold debitor vechi, punctajul cu furnizorul este singura dovadă că suma chiar poate fi recuperată.
De reținut
- Soldul normal al contului 401 este creditor. Soldul debitor indică o factură lipsă, un avans sau o plată în plus.
- Verifică întâi facturile nepreluate, apoi plățile duble.
- Avansurile se înregistrează în 409, pe bază de factură de avans.
- Nu compensa cu alți furnizori (OMFP 1802/2014, pct. 56).
- Confirmă soldul prin punctaj (OMFP 2861/2009, pct. 28).