Ce fac dacă soldul unui client este negativ (creditor)?
Un client cu sold „negativ” în contabilitate, adică sold creditor pe analiticul din 411, nu este o simplă anomalie de afișare. Contul 411 „Clienți” este un cont de activ, iar soldul lui „reprezintă sumele datorate de clienți” (OMFP 1802/2014, funcțiunea contului 411). Un sold creditor arată fie că firma datorează ceva clientului, fie că o operațiune lipsește sau e înregistrată pe alt cont.
Cauzele frecvente
- Încasare dublă sau în plus. Clientul a plătit de două ori aceeași factură ori a plătit mai mult decât datora.
- Încasare alocată pe clientul greșit. Plata unui client a ajuns pe analiticul altuia. Rezultatul este un sold creditor la unul și unul debitor la celălalt.
- Avans încasat, dar nefacturat. OMFP 1802/2014 prevede evidența avansurilor în contul 419 „Clienți - creditori”, pe baza sumelor facturate clienților ca avans. Dacă banii au intrat înainte de emiterea facturii de avans, ei stau creditor pe 411.
- Factură stornată sau reducere acordată după încasare. Stornarea (411 cu minus) sau reducerea comercială ulterioară (709 = 411) poate lăsa clientul cu o sumă plătită în plus.
- Factură de vânzare neînregistrată. Încasarea e în contabilitate, factura nu.
Cum corectezi, în funcție de cauză
- Alocare greșită: muți încasarea pe clientul corect printr-o notă de corecție. Soldurile se echilibrează la ambii clienți.
- Avans fără factură: emiți factura de avans. Codul fiscal art. 319 alin. (16) cere factura pentru avansurile încasate cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare încasării. TVA devine exigibilă la data încasării avansului (art. 282 alin. (2) lit. b)). Înregistrarea este 411 = 419 + 4427, după care avansul se regularizează la factura finală.
- Încasare în plus: o restitui clientului (411 = 5121) sau o reții pentru facturi viitoare, pe baza unui acord scris. Compensarea este permisă doar după înregistrarea distinctă a creanțelor și datoriilor (OMFP 1802/2014, pct. 56 alin. (3)).
- Factură lipsă: o înregistrezi în perioada corectă. Pentru exercițiul curent, orice înregistrare greșită se stornează (pct. 69).
Ce nu ai voie să faci
Nu compensezi soldul creditor al unui client cu soldurile debitoare ale altor clienți. OMFP 1802/2014, pct. 56 alin. (1), interzice „orice compensare între elementele de active și datorii”, iar alin. (2) cere ca toate creanțele și datoriile să fie înregistrate distinct. La închiderea anului, sumele datorate clienților sunt datorii și se prezintă ca atare, nu ca un minus la creanțe.
Exemplu
Clientul X are o factură de 12.100 lei. Plătește 12.100 lei prin bancă, apoi încă 12.100 lei din greșeală. Analiticul lui 411 arată un sold creditor de 12.100 lei. După ce verifici extrasul, restitui suma: 411 = 5121, 12.100 lei. Plata în plus nu este avans, deci nu emiți factură de avans și nu datorezi TVA pe ea.
Confirmarea soldului
Pentru inventarierea anuală, OMFP 2861/2009, pct. 28 alin. (1), cere verificarea și confirmarea creanțelor și datoriilor pe bază de extrase de cont sau punctaje reciproce scrise. Un sold creditor la client este un bun motiv să ceri punctajul înainte de închiderea anului.
De reținut
- Soldul normal al contului 411 este debitor. Soldul creditor semnalează o eroare sau o datorie față de client.
- Avansurile se facturează și se țin în 419, nu în 411.
- Compensarea cu alți clienți este interzisă (OMFP 1802/2014, pct. 56).
- Pentru încasările în plus decizi între restituire și reținere pe bază de acord scris.
- Confirmă soldul prin punctaj cu clientul (OMFP 2861/2009, pct. 28).