Stocuri la furnizor la final de lună: cum procedez
Întrebarea reală la închiderea de lună nu este „unde se află fizic marfa", ci „cui îi aparține la data bilanțului de închidere" — iar răspunsul se citește din documentul de livrare, nu din locul de depozitare.
Temeiul legal
„(1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Aplicat la stocurile aflate la furnizor la finalul lunii:
- Dacă factura sau avizul de însoțire a mărfii atestă că dreptul de proprietate a trecut deja la cumpărător (marfă facturată, dar netranportată încă fizic), bunurile trebuie recunoscute în stocul firmei cumpărătoare, chiar dacă rămân fizic la furnizor — sunt evidențiate distinct, ca bunuri în curs de aprovizionare.
- Dacă marfa a sosit fizic, dar fără documente de livrare, Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) devine documentul obligatoriu de recepție, folosit tocmai pentru astfel de situații de cutoff la final de lună.
- Dacă bunurile sunt lăsate la furnizor cu titlu de custodie/consignație (marfa rămâne proprietatea furnizorului până la vânzare), ele nu intră în stocul cumpărătorului — se evidențiază distinct, ca bunuri aflate la terți, potrivit listelor de inventariere pentru bunuri aparținând altor entități.
Ce se greșește în practică
- Se recunoaște stocul doar la sosirea fizică a mărfii în depozit, ignorând momentul real al transferului dreptului de proprietate stabilit prin contract sau prin factura/avizul emis — ceea ce denaturează stocurile și rezultatul lunii de închidere.
- Se omite întocmirea NIR-ului pentru marfa sosită fără documente de livrare, deși legea îl cere expres ca document obligatoriu de recepție în astfel de cazuri.
- Se confundă marfa aflată în custodie/consignație la furnizor (nu aparține cumpărătorului) cu marfa deja facturată, dar netransportată (aparține deja cumpărătorului) — tratamentul contabil este opus în cele două situații.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu oferă evidența facturilor, recepțiilor și mișcărilor de stoc introduse de utilizator, dar nu decide automat momentul de recunoaștere a unui stoc aflat la furnizor la închiderea lunii — clasificarea corectă (stoc propriu în curs de aprovizionare, marfă în custodie la terți, sau lipsă de document justificativ) rămâne o verificare pe care contabilul o face pe baza documentelor reale de livrare, la data cutoff-ului lunar.