Subvenția încasată înainte de efectuarea cheltuielilor: venit în avans, nu venit curent
Când finanțatorul virează banii înaintea cheltuielilor, de exemplu o prefinanțare pentru salariile unui proiect, suma încasată nu este venitul lunii în care a intrat în cont. OMFP 1802/2014, pct. 398 alin. (2): dacă într-o perioadă se încasează subvenții pentru cheltuieli care nu au fost încă efectuate, subvențiile primite „nu reprezintă venituri ale acelei perioade curente”.
Regula generală este la alin. (1): subvențiile se recunosc sistematic ca venituri ale perioadelor în care se înregistrează cheltuielile pe care le compensează.
Mecanismul contabil
Pct. 397 alin. (2) lit. b) descrie tratamentul în bilanț: creanța din subvenții se recunoaște în corespondență cu veniturile din subvenții, dacă cheltuielile au fost efectuate, sau pe seama veniturilor amânate, dacă acestea nu au fost efectuate încă.
Funcțiunea contului 472 „Venituri înregistrate în avans” confirmă: - în credit se înregistrează „valoarea subvențiilor pentru venituri, aferente perioadelor viitoare (445)”; - în debit se înregistrează „valoarea subvențiilor pentru venituri, înregistrate anterior ca venituri în avans (741)”.
Pct. 397 alin. (2) lit. a) cere, lunar: cheltuielile se înregistrează pe natura lor, iar la sfârșitul lunii se înregistrează la venituri subvențiile corespunzătoare cheltuielilor efectuate.
Exemplu
Un proiect finanțează integral salariile a doi specialiști pe 6 luni, din noiembrie 2026 până în aprilie 2027, cu o subvenție totală de 120.000 lei. Finanțatorul virează toată suma în octombrie 2026. Cheltuiala salarială eligibilă este de 20.000 lei pe lună.
Octombrie 2026, la aprobare și încasare:
- 445 = 472 — 120.000 lei;
- 5121 = 445 — 120.000 lei.
Lunar, din noiembrie:
- salariile se înregistrează normal, pe cheltuieli: 641 = 421 etc.;
- 472 = 7414 — 20.000 lei, venit din subvenții de exploatare pentru plata personalului.
La 31.12.2026: - venituri din subvenții recunoscute în 2026: 40.000 lei (noiembrie și decembrie); - sold în 472: 80.000 lei, venit în avans prezentat în bilanț.
Dacă ar fi înregistrat întreaga sumă direct la venituri în octombrie, rezultatul anului 2026 ar fi fost supraevaluat cu 80.000 lei, iar cel din 2027 subevaluat cu aceeași sumă.
Cazul invers: cheltuieli înaintea banilor
Dacă firma face cheltuielile întâi și cere rambursarea ulterior, venitul se recunoaște odată cu cheltuiala, în corespondență cu creanța: 445 = 741x. La încasare se stinge creanța. Periodic, pe baza cererii de rambursare aprobate, suma se regularizează (pct. 397 alin. (2) lit. b)).
Atenție la restituire
Dacă o parte din prefinanțare nu se mai folosește și trebuie returnată, ea se scade din venitul amânat. Contul 472 prevede în debit „partea din subvențiile aferente veniturilor, restituită sau de restituit (512, 462)”.
Pași practici
- La încasarea unei prefinanțări, verifică ce cheltuieli acoperă și în ce perioade.
- Înregistrează suma în 472, nu în 741.
- Lunar, calculează partea aferentă cheltuielilor efectuate și transfer-o din 472 în 741x.
- Ține evidența pe proiect și pe sursă de finanțare (pct. 397 alin. (1)).
- La închiderea anului, reconciliază soldul 472 cu cheltuielile eligibile rămase de efectuat.
De reținut
- Subvenția încasată înaintea cheltuielilor nu este venit curent (pct. 398 alin. (2)).
- Se înregistrează ca venit înregistrat în avans, în contul 472.
- Venitul din subvenții se recunoaște lunar, pe măsura cheltuielilor compensate (pct. 397-398).