Pot încasa cash un avans de la client?
Da, dar plafonul depinde de cine e clientul — o firmă/PFA sau o persoană fizică — legea tratează diferit cele două situații, iar avansul se supune acelorași reguli ca orice altă încasare în numerar.
Client persoană juridică sau PFA — plafon 5.000 lei/zi
Potrivit art. 3 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 70/2015, încasările de la persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) al legii (persoane juridice, PFA, întreprinderi individuale/familiale, liber profesioniști) se pot efectua în numerar în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoană.
Important: art. 3 alin. (4) clarifică explicit că avansurile intră în acest calcul: „La data acordării avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic prevăzut la alin. (1) lit. c) sau d)" — acest alineat (4) se referă însă exclusiv la avansurile spre decontare acordate propriilor angajați pentru plăți, nu la avansurile comerciale încasate de la clienți. Încasarea unui avans de la un client firmă/PFA se supune oricum plafonului general de încasări de 5.000 lei/zi de la o persoană, prevăzut la art. 3 alin. (1) lit. a).
Client persoană fizică — plafon 10.000 lei/zi
Dacă avansul vine de la un client persoană fizică (nu are calitatea de firmă/PFA în tranzacția respectivă), se aplică regula mai permisivă de la art. 4 alin. (1) din Legea nr. 70/2015: operațiunile de încasări în numerar de la persoane fizice, reprezentând inclusiv contravaloarea unor livrări de bunuri sau prestări de servicii, se efectuează în limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoană.
Interdicția fragmentării
Ambele articole interzic explicit „încasarea fragmentată" — împărțirea artificială a unei sume în mai multe tranșe pentru a evita plafonul. Potrivit art. 3 alin. (2)-(3) din Legea nr. 70/2015, sunt interzise încasările fragmentate de la beneficiari pentru facturi cu valoare mai mare de 5.000 lei (sau 10.000 lei pentru magazinele cash and carry), la fel ca și fragmentarea unei facturi/livrări pentru a rămâne sub plafon. La fel, art. 4 alin. (2) interzice fragmentarea încasărilor de la persoane fizice peste 10.000 lei.
Dacă un avans de 8.000 lei de la un client-firmă e „împărțit" în două încasări de 4.000 lei în aceeași zi, ca să pară că fiecare tranșă respectă plafonul de 5.000 lei, operațiunea rămâne o încălcare — plafonul se aplică asupra sumei totale, nu asupra fiecărei tranșe separat.
Ce se întâmplă dacă avansul depășește plafonul
Dacă clientul vrea să plătească un avans mai mare decât plafonul, diferența peste plafon trebuie achitată prin instrument de plată fără numerar (transfer bancar, card) — nu puteți accepta restul în numerar sub nicio formă, nici fracționat pe mai multe zile pentru aceeași tranzacție.
Operațiunile în valută urmează aceleași plafoane
Dacă avansul e încasat în valută, potrivit art. 1 alin. (3) din Legea nr. 70/2015, plafoanele se verifică prin echivalarea sumei la cursul de schimb valutar comunicat de BNR de la data efectuării operațiunii — nu există un plafon separat, mai permisiv, pentru încasările în valută.
Documentul justificativ
Ca orice încasare cash, avansul se înregistrează prin chitanță/bon fiscal (după caz) și în registrul de casă, la data efectivă a încasării — data contează pentru verificarea plafonului zilnic, indiferent de data la care avansul va fi „consumat" prin factura finală a contractului.