Cum se înregistrează o încasare cash de la client?
O încasare în numerar de la un client presupune două lucruri: emiterea unei chitanțe (documentul justificativ oficial pentru încasarea de numerar) și înregistrarea sumei în registrul de casă, cu recunoașterea stingerii creanței față de client.
Temeiul legal
Chitanța pentru încasările în numerar e documentul cod 14-4-1, reglementat prin Ordinul MFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Operațiunile de încasări și plăți în numerar sunt plafonate prin Legea 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar.
Formula contabilă standard pentru o încasare de numerar de la un client e 5311 = 4111 (Casa în lei = Clienți) — stinge creanța comercială existentă, dacă factura a fost deja emisă. Dacă nu există încă o factură (de exemplu, o vânzare cu plata pe loc, la un magazin/punct de lucru), chitanța și bonul fiscal (dacă e cazul) sunt documentele care justifică direct venitul, fără a mai trece printr-un cont de clienți.
Legea 70/2015 impune plafoane pentru operațiunile de încasări și plăți în numerar între persoane care desfășoară activități economice, precum și pentru operațiunile cu persoane fizice — depășirea lor atrage sancțiuni contravenționale. Aceste plafoane trebuie verificate la fiecare încasare cash care depășește sume relevante, nu doar la final de lună.
Ce se greșește în practică
Cea mai frecventă greșeală: încasarea de numerar fără emiterea chitanței corespunzătoare, sau emiterea ei cu întârziere, "din memorie" — chitanța trebuie emisă la momentul încasării, cu suma în litere completă și corectă. A doua greșeală: ignorarea plafoanelor din Legea 70/2015 la încasări cash mari, mai ales de la aceeași persoană, în aceeași zi sau apropiat.
Ce face iConta.eu
Chitanța (formularul cod 14-4-1) se generează cu suma în litere calculată automat și se exportă ca PDF. Emiterea unei chitanțe trece prin registrul de casă — formula standard 5311 = 4111 se aplică automat pentru încasarea de la client. Registrul de casă ține soldul curent zilnic și aplică reguli de cont în funcție de tipul operațiunii (de exemplu, "încasare client" mapează direct la 5311 = 4111). La încasare, aplicația verifică plafonul legal de numerar prevăzut de Legea 70/2015 și semnalează depășirea acestuia.