Cum se înregistrează o încasare omisă din registrul de casă?
Registrul de casă nu e un document „de sinteză" pe care îl completezi la sfârșit de lună — e un document zilnic, iar o încasare uitată dintr-o zi anterioară trebuie introdusă exact la data ei reală, cu documentul justificativ care o susține, nu adăugată la soldul zilei curente.
Temeiul legal
„REGISTRUL DE CASĂ (Cod 14-4-7A și Cod 14-4-7bA) [...] Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP 2634/2015, anexa 2 (Norme specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile) (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Din definiția legală rezultă mecanismul corect de corectare:
- registrul se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative — deci o încasare omisă se înregistrează retroactiv, la data reală la care a avut loc, nu la data descoperirii erorii;
- pentru că soldul de casă se stabilește „la sfârșitul fiecărei zile", introducerea retroactivă a unei operațiuni recalculează automat soldurile tuturor zilelor ulterioare, până la data curentă — nu doar ziua în care a fost omisă încasarea;
- încasarea omisă trebuie susținută de documentul justificativ corespunzător (chitanță, bon fiscal, dispoziție de încasare) — fără el, adăugarea retroactivă a unei sume în registru nu are acoperire documentară.
Odată reintrodusă operațiunea, merită verificate și plafoanele legale de deținere/încasare în numerar aplicabile la data respectivă — o sumă omisă poate împinge soldul de casă al zilei sau încasarea de la un singur partener peste plafonul legal, caz în care apare un risc suplimentar de sancționare, distinct de simpla eroare de omisiune.
Ce se greșește în practică
- Se adaugă suma omisă la operațiunile zilei curente, „ca să nu se mai umble prin zile vechi" — asta rupe corespondența dintre document și data reală a operațiunii și poate face ca soldul de casă din intervalul dintre cele două date să fie raportat greșit oricui l-ar fi verificat între timp.
- Se omite recalcularea plafonului de casă pentru zilele afectate de corectarea retroactivă — o încasare omisă, odată introdusă la data ei, poate scoate la iveală o depășire de plafon nesesizată la momentul respectiv.
- Se înregistrează suma direct în contabilitate (nota contabilă), fără actualizarea corespunzătoare a registrului de casă propriu-zis — cele două trebuie să rămână în corespondență, fiindcă registrul de casă e documentul de bază pentru înregistrarea în contabilitate a operațiunilor, nu invers.
Ce face iConta.eu
iConta.eu permite adăugarea unei operațiuni de casă la orice dată din trecut, nu doar la data curentă — introducerea unei încasări omise recalculează automat soldul zilnic al registrului pentru toate zilele ulterioare din lună și rulează, pentru luna respectivă, verificările de plafon (sold de casă, încasări de la persoane juridice/fizice, avansuri spre decontare), semnalând contabilului orice depășire rezultată din corectare. Operațiunea generează o notă contabilă ciornă, pe care contabilul o validează după ce verifică documentul justificativ.