Cum se înregistrează raportul Z în registrul de casă?
Un Raport Z importat sau introdus în aplicație produce o notă contabilă — numerarul din ziua respectivă ajunge în contul 5311. Dar Registrul de casă, ca document distinct (Cod 14-4-7A), e altceva: e un raport zilnic al încasărilor/plăților în numerar, ținut separat. Cele două nu sunt automat legate, iar diferența contează în practică.
Temeiul legal
„Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, Anexa 2 (Norme specifice), Registrul de casă, Cod 14-4-7A
Norma cere completarea zilnică a registrului de casă, pe baza documentelor justificative — iar bonul Z tipărit este exact un asemenea document justificativ pentru încasările în numerar ale zilei.
Ce înregistrează efectiv un Raport Z
Fie că vine din importul unui fișier AMEF (.p7b/XML, conform structurii II.7 din anexa OPANAF 146/2018), fie că e introdus manual, Raportul Z produce o notă contabilă pe cote reale de TVA:
- 5311 = 707 pentru suma încasărilor în numerar din raport;
- 5125 = 707 pentru încasările prin card și orice alt tip de plată din nomenclator;
- 707 = 4427 pentru TVA aferentă fiecărei cote din raport.
Diferența dintre cele două căi de introducere contează: importul din fișierul AMEF real generează o notă ciornă, care așteaptă verificare, în timp ce introducerea manuală (cu câmpurile Total 11% / Total 21% / Numerar / Card) generează nota direct validată, fără pasul suplimentar de control.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că, odată introdus Raportul Z, numerarul apare automat și ca linie în ecranul „Registru de casă" al aplicației — nu apare, pentru că cele două citesc surse de date diferite.
- Se sare complet peste completarea registrului de casă în zilele cu vânzări prin casa de marcat, considerând nota contabilă suficientă — norma OMFP 2634/2015 cere totuși stabilirea zilnică a soldului de casă, indiferent de sursa numerarului.
- Se introduce a doua oară, manual, aceeași sumă ca „încasare" în registrul de casă fără să se verifice dacă nota contabilă din Raportul Z a fost deja generată — riscul e nu dublarea sumei în bilanț (notele contabile rămân corecte), ci confuzia operativă asupra a ceea ce reprezintă fiecare înregistrare.
Ce face iConta.eu
Raportul Z (import AMEF sau introducere manuală) scrie exclusiv în jurnalul contabil al firmei — nu inserează nimic în tabela pe care se bazează ecranul „Registru de casă". Acel ecran citește dintr-o evidență separată a operațiunilor de casierie, cu categorii fixe: încasare client, plată furnizor, ridicare din bancă, depunere în bancă, avans spre decontare. Nu există, în acest moment, o categorie dedicată pentru vânzările din Raportul Z/AMEF.
Practic: suma de numerar din Raportul Z ajunge corect în contul 5311 din jurnalul contabil, dar nu apare automat ca linie în Registrul de casă. Dacă firma ține și acest registru operativ (cerut de OMFP 2634/2015), completarea lui pentru ziua respectivă rămâne, deocamdată, o operațiune separată, făcută de contabil.