Cât timp păstrez fișierele SAF-T depuse
Fiecare lună sau trimestru, firma generează și depune un fișier SAF-T (declarația D406), care conține, în format structurat, o bună parte din datele contabile ale perioadei. Odată depus, câți ani trebuie păstrat fișierul propriu-zis?
Temeiul legal
„Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii." — Legea 82/1991, art. 25 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Trebuie spus clar: în actele care reglementează direct SAF-T verificate pentru acest ghid — Ordinul ANAF 1783/2021 și Ordinul ANAF 407/2025, ambele privind Declarația informativă D406 — nu am găsit un termen explicit de păstrare a fișierului SAF-T ca atare. Redirecționăm onest spre cel mai apropiat temei real disponibil, cu limita clar menționată:
- Legea contabilității stabilește un termen general de 5 ani pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
- Situațiile financiare anuale au un termen separat, mai lung — 10 ani, potrivit aceleiași legi.
- Fișierul SAF-T (D406) e, prin natura lui, o declarație informativă generată din datele contabile deja existente în registre și documente justificative — nu e el însuși un document justificativ sau un registru de contabilitate în sensul strict al legii. Prin extensie prudentă, un fișier SAF-T păstrat cel puțin pe durata termenului general de 5 ani aplicabil documentelor din care a fost generat acoperă riscul unei solicitări ulterioare din partea organului fiscal, dar aceasta rămâne o interpretare prudentă, nu un termen explicit prevăzut pentru SAF-T ca atare.
Ce se greșește în practică
- Se șterge fișierul SAF-T imediat după confirmarea depunerii cu succes pe portalul ANAF, considerând că păstrarea lui pe portal e suficientă — accesul ulterior la fișierele depuse nu e garantat pe termen lung și firma poate avea nevoie să-l regenereze sau să-l prezinte la un control.
- Se confundă termenul de păstrare a fișierului SAF-T cu termenul de prescripție a dreptului organului fiscal de a stabili creanțe fiscale (reglementat separat, în Codul de procedură fiscală) — cele două nu sunt neapărat identice.
- Se păstrează doar fișierul XML depus, fără raportul de validare sau confirmarea de primire, care pot fi la fel de relevante într-un control ulterior.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu generează și transmite declarația D406 (SAF-T), dar nu am identificat în cod o politică explicită de arhivare pe termen lung a fișierelor SAF-T deja depuse, dincolo de istoricul curent al depunerilor din aplicație. Recomandăm ca fișierele generate și confirmările de depunere să fie salvate și în afara aplicației, ca măsură de prudență, pe durata termenului general de 5 ani prevăzut de Legea contabilității pentru documentele din care au fost generate.