Cum transmit factura emisă de altcineva în numele meu
Legea permite explicit ca factura să fie emisă „în numele și în contul" furnizorului de către beneficiar sau de către un terț — o practică folosită frecvent la structuri de comisionar, platforme sau colaborări unde partenerul contractual întocmește documentul, nu firma care a livrat efectiv bunul sau serviciul.
Temeiul legal
„(18) Pot fi emise facturi de către beneficiar în numele și în contul furnizorului/prestatorului în condițiile stabilite prin normele metodologice. (19) Pot fi emise facturi de către un terț în numele și în contul furnizorului/prestatorului în condițiile stabilite prin normele metodologice, cu excepția situației în care partea terță este stabilită într-o țară cu care nu există niciun instrument juridic referitor la asistența reciprocă." — Cod fiscal, art. 319 alin. (18) și (19) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Puncte esențiale pentru situația în care altcineva emite factura pentru dumneavoastră:
- Cine poate emite factura „în numele și în contul" furnizorului: fie beneficiarul însuși (autofacturare clasică), fie un terț — dar ambele situații sunt condiționate de respectarea condițiilor stabilite prin normele metodologice, nu de o simplă înțelegere informală.
- Restricția pentru terți: dacă terța parte care emite factura e stabilită într-o țară cu care România nu are niciun instrument juridic de asistență reciprocă (relevant mai ales pentru colaborări cu entități din afara UE), operațiunea nu e permisă.
- Distinct de „autofacturarea" din alin. (18)-(19) (emiterea facturii de obicei), există și autofactura propriu-zisă ca instrument de corecție sau de regularizare: de exemplu, beneficiarul trebuie să emită o autofactură dacă furnizorul nu emite factura de corecție cerută, sau pentru transferuri și operațiuni asimilate achizițiilor intracomunitare.
- Chiar dacă factura e emisă de altcineva, factura electronică transmisă prin RO e-Factura trebuie să respecte în continuare structura tehnică standard (art. 4 din OUG 120/2021), iar originalul rămâne fișierul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor.
- Pentru operațiuni cu locul livrării/prestării în alt stat membru, când beneficiarul emite factura în numele furnizorului, se aplică totuși normele de facturare din legislația română, ca și cum furnizorul ar fi emis-o direct — nu regulile statului membru al beneficiarului.
Ce se greșește în practică
- Se acceptă emiterea facturii de către un partener fără un acord scris prealabil care să respecte condițiile din normele metodologice — o simplă practică repetată nu echivalează cu îndeplinirea cerințelor legale.
- Se confundă autofacturarea permisă la art. 319 alin. (18)-(19) (emiterea facturii curente de către altcineva) cu autofactura de corecție/regularizare de la alte alineate ale aceluiași articol — sunt mecanisme diferite, cu scopuri diferite.
- Se colaborează cu terți din afara UE fără să se verifice existența unui instrument juridic de asistență reciprocă între România și statul respectiv, condiție care exclude explicit posibilitatea emiterii facturii de către acel terț.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu generează și transmite facturi emise direct de firma titulară a contului, prin conectorul propriu către RO e-Factura — aplicația nu are un flux dedicat pentru preluarea și înregistrarea unei facturi emise de un terț sau de beneficiar „în numele și în contul" firmei, conform art. 319 alin. (18)-(19). O astfel de factură, primită de la partener, poate fi introdusă manual în evidența contabilă ca document justificativ, dar generarea și transmiterea ei propriu-zisă rămân în afara fluxului automatizat al aplicației.