Cum tratez o factură primită după închiderea anului?
O factură cu data într-un an deja încheiat urmează același mecanism tehnic ca o factură dintr-o lună închisă — dar, spre deosebire de o simplă lună închisă în cursul anului, aici intervine și problema exercițiului financiar deja raportat.
Temeiul legal
„Erorile constatate după depunerea situaţiilor financiare anuale se corectează la data constatării lor, potrivit reglementărilor contabile emise de instituţiile prevăzute la art. 4 alin. (1) şi (3), după caz." — Legea nr. 82/1991 (Legea contabilității), art. 36^2
Aceasta e baza legală pentru principiul aplicat de aplicație: o eroare sau o omisiune descoperită după închidere nu se „retroactivează" prin editarea perioadei vechi, ci se corectează la data la care a fost constatată.
Ce se greșește în practică
- Se tratează o factură din anul închis identic cu una dintr-o lună curentă închisă, fără să se țină cont că, pentru un an financiar deja încheiat (mai ales dacă situațiile financiare au fost deja depuse), nuanța contabilă e diferită față de o simplă lună blocată în cursul anului curent — o distincție documentată separat, pe baza OMFP 1802/2014, în funcție de dacă situațiile financiare au fost depuse și dacă eroarea e semnificativă sau nu.
- Se încearcă forțarea înregistrării direct pe data facturii, într-o lună a anului deja blocat — respinsă de aceeași verificare tehnică folosită pentru orice lună închisă.
- Se presupune că orice factură „uitată" din anul trecut se rezolvă identic, indiferent de mărimea sumei sau de momentul descoperirii — deși tratamentul contabil corect depinde de aceste detalii, nu doar de mecanismul tehnic de blocare.
Ce face iConta.eu
Tehnic, lunile anului încheiat sunt blocate exact ca orice altă lună închisă: orice încercare de scriere pe o notă contabilă cu data în acea lună e respinsă, indiferent de sursă. Motorul de contare (contabilizeaza) acceptă parametrul data_nota: dacă luna emiterii facturii e blocată, nota se poate scrie la data descoperirii, în perioada curentă deschisă, cu o mențiune care documentează legătura cu data reală a facturii.
Această regulă tehnică nu înlocuiește însă analiza contabilă pentru un an deja încheiat — dacă situațiile financiare aferente au fost deja depuse, tratamentul corect al erorii (inclusiv dacă afectează sau nu rezultatul reportat) depinde de reglementările contabile aplicabile (OMFP 1802/2014), nu doar de mecanismul de blocare al aplicației. iConta.eu îți permite să înregistrezi factura la data descoperirii, dar încadrarea contabilă corectă a corecției rămâne o decizie care ține cont de aceste reguli.