Cum tratez o factură primită după închiderea lunii?
Când o factură de furnizor ajunge la tine după ce luna respectivă a fost deja blocată contabil, nu ai nevoie automat de redeschiderea lunii — aplicația are un mecanism dedicat pentru corectarea la data descoperirii.
Temeiul legal
„Erorile constatate după depunerea situaţiilor financiare anuale se corectează la data constatării lor, potrivit reglementărilor contabile emise de instituţiile prevăzute la art. 4 alin. (1) şi (3), după caz." — Legea nr. 82/1991 (Legea contabilității), art. 36^2
Acesta e cel mai direct temei identificat pentru principiul „se corectează la data descoperirii", pe care se bazează mecanismul tehnic descris mai jos.
Ce se greșește în practică
- Se încearcă înregistrarea facturii direct la data ei de emitere, într-o lună deja blocată — operațiunea e respinsă la nivel de bază de date, indiferent de sursă (interfață, import, cron, rețetar).
- Se cere redeschiderea lunii ca primă reacție, deși pentru o singură factură uitată există o cale mai simplă: contarea la data descoperirii, în luna curentă (deschisă).
- Se ignoră faptul că, dacă factura respectivă a venit prin e-Factura, ea ar fi trebuit în mod normal semnalată înainte de închiderea lunii — sistemul refuză să blocheze o lună dacă mai există e-Facturi primite neînregistrate. Dacă totuși ai ajuns în această situație, cel mai probabil factura a sosit pe alt canal (fizic, email) și nu a fost prinsă de verificarea automată de la închidere.
Ce face iConta.eu
Orice încercare de a scrie o notă contabilă (înregistrare) cu data în luna blocată e respinsă la nivelul bazei de date, printr-un trigger care verifică tabelul de perioade blocate pentru firmă — indiferent de canalul prin care vine înregistrarea. Mesajul afișat este: „Perioada e blocată (luna închisă). Cere-i administratorului cabinetului să o redeschidă sau înregistrează în luna curentă."
Pentru exact acest scenariu — o factură cu data în luna închisă — motorul de contare acceptă o dată explicită de înregistrare (data_nota): dacă luna emiterii facturii e blocată, nota poate fi scrisă la data descoperirii, în luna curentă (deschisă), cu o mențiune care documentează legătura dintre data reală a facturii și data la care a fost efectiv înregistrată. Dacă nu se dă explicit o dată de înregistrare și data facturii cade într-o lună blocată, aplicația refuză operațiunea cu eroare explicită, nu o lasă să „dispară" tăcut.
Alternativa — redeschiderea lunii — rămâne disponibilă pentru administratorul firmei, dar cere obligatoriu un motiv consemnat (nu se poate redeschide „doar ca să șterg"), pe temeiul intern citat în cod: „OMFP 1802/2014 — o perioadă închisă se redeschide ca act, nu prin ștergere." Fiecare blocare și deblocare rămâne în istoricul firmei.