Cum verific cine are acces la SPV-ul firmei?
Trebuie spus onest de la început: iConta nu are o funcție care să listeze persoanele cu acces la Spațiul Privat Virtual (SPV) al unei firme. Administrarea utilizatorilor SPV — cine e reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit — se face exclusiv în portalul ANAF, în afara oricărei aplicații de contabilitate.
Temeiul legal
"Persoanele juridice sau alte entităţi fără personalitate juridică se pot identifica în mediul electronic astfel: a) cu certificatul calificat al persoanei juridice [...]; b) cu certificatul calificat deţinut de persoana fizică reprezentant legal [...]; c) cu certificatul calificat deţinut de reprezentantul desemnat [...]; d) cu certificatul calificat deţinut de împuternicitul persoanei juridice [...]." — OMFP 660/2017, art. 15 alin. (1)
"Utilizarea SPV prin împuternicit sau prin reprezentantul desemnat este posibilă dacă îndeplineşte, cumulativ, următoarele condiţii: a) împuternicirea sau mandatul de reprezentare este generală/general pentru toate operaţiunile din SPV; b) împuternicirea sau mandatul de reprezentare conţine acordul cu privire la accesul la informaţiile referitoare la istoricul acţiunilor anterioare din SPV al persoanei reprezentate [...]." — OMFP 660/2017, art. 15 alin. (9)
Revocarea: "Persoana fizică/Reprezentantul legal al unei persoane juridice [...] care este înregistrată ca utilizator SPV [...] poate solicita revocarea calităţii de: a) împuternicit al său [...]; b) reprezentant desemnat al său [...]" — iar cererea de revocare "cuprinde următoarele informaţii obligatorii: a) datele de identificare ale persoanei revocate; b) calitatea de împuternicit sau reprezentant desemnat, după caz." — OMFP 660/2017, art. 18 alin. (1), (3)
Procedura de acces la SPV pentru o persoană juridică — cine poate fi reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit, cum se aprobă și cum se revocă o astfel de calitate — e reglementată integral de OMFP 660/2017, art. 15-19. Cererea de înregistrare ca utilizator SPV se depune prin aplicația informatică dedicată a ANAF; aprobarea se face automat, dacă datele se verifică, sau la ghișeu, dacă nu. Revocarea unei împuterniciri se face tot prin SPV, nu prin nicio aplicație terță.
Ce se greșește în practică
Cea mai frecventă greșeală e presupunerea că o aplicație de contabilitate, odată conectată la SPV, poate arăta „cine mai are acces" — nicio aplicație terță nu are vizibilitate asupra listei complete de utilizatori SPV ai unei firme; acea informație există doar în portalul ANAF, pentru cei care au deja calitatea de a o vedea acolo (de regulă reprezentantul legal).
Ce face iConta.eu
Aici trebuie o precizare onestă a limitei aplicației: iConta nu listează utilizatorii cu acces SPV ai unei firme. Singurul lucru pe care aplicația îl poate verifica e dacă propria conexiune OAuth conectată în iConta (certificatul calificat al cabinetului, autorizat prin Setări → Conectare SPV) acoperă un anumit CIF — adică dacă acel certificat are drept de e-Factura/e-Transport pe firma respectivă. Această verificare e empirică: se face printr-un apel de test către ANAF pentru CIF-ul respectiv, iar rezultatul ("are drept" sau nu) se citește din conținutul răspunsului ANAF, nu dintr-un cod de eroare HTTP.
Această verificare răspunde la o întrebare diferită de titlul de mai sus — „acoperă certificatul conectat în iConta acest CIF?", nu „ce persoane au acces la SPV-ul firmei". Pentru a afla exact cine (ce persoane, cu ce calitate) are acces la SPV-ul unei firme, verificarea trebuie făcută direct în portalul ANAF SPV, secțiunea de administrare a utilizatorilor — în afara iConta.