e-Factura în 2026: cine are obligația și în cât timp se transmite factura
Două lucruri s-au schimbat la începutul lui 2026 și amândouă se aplică deja: termenul de transmitere se numără altfel, iar cercul celor obligați s-a restrâns în ultimul moment. Cine s-a informat în primăvară riscă să lucreze după reguli care între timp au căzut.
Cine are obligația
Obligația de a transmite facturile prin RO e-Factura revine tuturor persoanelor impozabile stabilite în România: societăți comerciale de orice formă, PFA-uri, întreprinderi individuale și familiale, asociații și fundații cu activitate economică — toate cele care se identifică fiscal printr-un cod de înregistrare.
Se transmit facturile din toate cele trei relații:
- B2B — între persoane impozabile stabilite în România
- B2C — către persoane fizice
- B2G — către instituții publice
Persoanele fizice cu CNP: obligația a fost eliminată
Aici e schimbarea care contează. Prin OUG 89/2025 se introdusese obligația și pentru persoanele fizice care desfășoară activități economice și se identifică fiscal doar prin CNP — fotografi, creatori de conținut, prestatori diverși, autori. Termenul, amânat de la 15 ianuarie la 1 iunie 2026 prin OG 6/2026, părea ferm.
Obligația a fost eliminată prin OUG 88/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026. Din 1 iunie 2026, persoanele fizice identificate fiscal prin CNP nu mai sunt obligate să folosească sistemul.
Ce rămâne valabil:
- Obligația se menține pentru firme, PFA-uri și întreprinderi individuale cu CIF
- Persoana fizică pe CNP care s-a înscris deja în Registrul RO e-Factura poate cere radierea, prin formularul 082 depus în SPV, bifând ieșirea din sistem
- Până la radiere, poate folosi sistemul opțional, fără nicio sancțiune
- Persoana fizică ce se înregistrează ca PFA și obține CIF intră în obligație, indiferent de ce făcea înainte
Excepția a vizat și producătorii agricoli persoane fizice care vând produse proprii.
Termenul: 5 zile lucrătoare, nu calendaristice
Până la finalul lui 2025 termenul era de 5 zile calendaristice. Din 1 ianuarie 2026, prin OUG 89/2025, sunt 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii — dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere prevăzută la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.
Diferența e practică, nu teoretică. Weekendurile și sărbătorile legale nu se numără. O factură emisă vineri nu mai expiră miercurea următoare, ci mai târziu — termenul se prelungește peste zilele nelucrătoare.
Multe surse online încă indică 5 zile calendaristice. Regula veche.
OUG nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, cu modificările ulterioare — actul de bază.
Art. 4 alin. (6) din OUG 120/2021: exemplarul original al facturii electronice este fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Nu PDF-ul, nu exemplarul tipărit.
OUG nr. 89/2025 — modifică termenul de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare, de la 1 ianuarie 2026.
OUG nr. 88/2026, MO nr. 459 din 29 mai 2026 — elimină obligația pentru persoanele fizice identificate prin CNP, de la 1 iunie 2026.
Ce se întâmplă dacă nu transmiți la timp
Amenzile se aplică pentru nerespectarea termenului, indiferent câte facturi sunt în cauză într-o lună calendaristică, și se diferențiază pe categorii de contribuabili: între 5.000 și 10.000 lei pentru contribuabilii mari, între 2.500 și 5.000 lei pentru cei mijlocii, între 1.000 și 2.500 lei pentru restul persoanelor juridice și pentru persoanele fizice.
Există și o consecință mai grea decât amenda. Pentru operațiunile între persoane impozabile stabilite în România, sunt considerate facturi numai cele care îndeplinesc condițiile din OUG 120/2021. O factură care n-a trecut prin sistem nu e factură în sensul legii — cu tot ce decurge de aici pentru deducerea TVA la beneficiar.
Ce trebuie făcut practic
Accesul se face prin Spațiul Privat Virtual, cu utilizator și parolă sau cu certificat digital calificat, ori direct prin interfața programului de facturare, dacă acesta e conectat la ANAF.
După fiecare transmitere, sistemul întoarce o confirmare. Merită verificată — o factură respinsă pentru eroare de structură nu e transmisă, iar termenul curge mai departe. Erorile se remediază înainte de expirarea celor 5 zile lucrătoare, nu după.
Recomandarea practică a celor care lucrează zilnic cu sistemul: transmiterea automată, la o zi sau două de la emitere, nu în ultima zi. Marja există tocmai pentru cazul în care serverul ANAF nu răspunde sau factura e respinsă și trebuie corectată.