Avizul de însoțire se transmite în e-Factura?
Multe firme transportă marfa însoțită de aviz, urmând ca factura să fie emisă separat, ulterior. Întrebarea firească e dacă avizul de însoțire intră și el, alături de factură, în obligația de transmitere prin sistemul național RO e-Factura.
Temeiul legal
„Avizul de însoțire a mărfii servește ca: - document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, după caz; - document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; - dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta [...]; - document de primire în gestiune, după caz; - document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit. Avizul de însoțire a mărfii se întocmește de către entitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale [...]." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 2 — Norme specifice, cod 14-3-6A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Domeniul de reglementare al sistemului RO e-Factura, definit chiar în actul normativ care l-a înființat, confirmă distincția:
- OUG nr. 120/2021 art. 1 reglementează „sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, precum și factura electronică la nivel național" — obiectul reglementării e strict factura electronică, definită la art. 2 alin. (1) lit. a) ca „factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML". Avizul de însoțire nu e menționat ca obiect al sistemului.
- Avizul de însoțire a mărfii „stă la baza întocmirii facturii" — el precedă factura, nu o înlocuiește, și nu e el însuși transmis prin RO e-Factura.
- Norma confirmă indirect regula, chiar pentru varianta specială de aviz folosită în comerțul cash and carry: aceasta „se întocmește [...] cel târziu până la data transmiterii facturii în sistemul național privind factura electronică RO eFactura" — adică avizul precedă, ca termen, transmiterea facturii prin sistem, nu se confundă cu ea.
- Practic: dacă marfa e livrată cu aviz de însoțire și factura urmează să fie emisă ulterior, obligația de transmitere prin RO e-Factura se activează abia când factura propriu-zisă e emisă — nu la momentul emiterii avizului.
Ce se greșește în practică
- Se încearcă transmiterea unui aviz de însoțire prin sistemul e-Factura, ca și cum ar fi un tip de factură — sistemul e construit pentru facturi electronice, nu pentru avize.
- Se amână emiterea facturii, considerând că avizul de însoțire deja transmis acoperă și obligația de raportare — obligația de transmitere prin RO e-Factura se leagă strict de emiterea facturii.
- Se confundă rolul avizului (document de livrare, justificativ de scădere din gestiune) cu cel al facturii (document fiscal, cu regim de TVA) — au funcții și regimuri juridice diferite.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu transmite prin RO e-Factura facturile emise din aplicație, conform obligației legale — emiterea și transmiterea avizelor de însoțire a mărfii, ca document separat de factură, nu fac obiectul acestui flux.