Cum se verifică soldul contului 542
Contul 542 nu e un cont „de trecere” pe care îl ignori — soldul lui trebuie să corespundă mereu unor avansuri reale, nedecontate încă.
Funcția contului, conform planului de conturi
OMFP nr. 1802/2014 reglementează contul 542 „Avansuri de trezorerie” ca cont de activ:
- în debit se înregistrează sumele acordate ca avansuri de trezorerie (numerar ridicat din casă sau virat unui angajat pentru cheltuieli viitoare care urmează a fi decontate);
- în credit se înregistrează justificarea avansurilor prin decont de cheltuieli (cu imputarea sumelor pe conturile de cheltuieli corespunzătoare) și/sau restituirea în numerar a sumelor neutilizate.
Fiind cont de activ, soldul normal este debitor — reprezintă avansurile acordate și încă nejustificate la data verificării.
Ce înseamnă un sold anormal
- Sold creditor pe cont de activ — semn clar de eroare de înregistrare: fie s-a înregistrat greșit o restituire/justificare mai mare decât avansul acordat, fie o notă contabilă a fost inversată (debit/credit schimbate).
- Sold debitor vechi, care nu se mișcă de mai multe luni — indică un avans nejustificat la termen: fie angajatul nu a depus decontul de cheltuieli, fie contabilitatea nu a înregistrat decontul deja depus. Un avans nejustificat prelungit poate fi tratat, la un control, ca venit impozabil în natură pentru angajat, dacă nu există documente justificative pentru utilizarea lui.
Cum se verifică practic
- Extrageți fișa contului 542 pentru perioada de verificat și listați fiecare avans (data, beneficiar, sumă) alături de decontul care îl justifică.
- Fiecare rând de debit trebuie să aibă, mai devreme sau mai târziu, o pereche de credit — fie decont de cheltuieli, fie restituire de numerar în casă/cont. Un rând de debit fără pereche e un avans nejustificat.
- Soldul final al contului trebuie să corespundă sumei avansurilor active (acordate, dar încă în curs de justificare) — nu unei valori „reziduale” fără corespondent documentar.
- Verificați termenul intern de justificare a avansurilor (de regulă stabilit prin regulamentul intern al firmei) — un avans nejustificat peste termen se semnalează separat, chiar dacă soldul contabil pare „corect” la prima vedere.
De reținut
Un sold 542 mare și stabil de la o lună la alta, fără mișcare, e mai suspect decât unul care variază des — arată că avansurile se acordă, dar decontarea lor nu se urmărește. Reconcilierea acestui cont ar trebui făcută cel puțin lunar, odată cu închiderea de lună, nu doar la inventarierea anuală.