Cardul bancar de firmă — cum se ține evidența
Cardul de firmă nu e un instrument contabil separat — e doar un mijloc de plată legat de contul curent bancar al firmei. Evidența lui se ține prin conturile bancare obișnuite, cu o singură particularitate practică: fiecare tranzacție trebuie justificată individual.
Ce cont se folosește
Tranzacțiile cu cardul de firmă legat direct de contul curent bancar se înregistrează prin contul 5121 „Conturi la bănci în lei" (sau 5124, pentru conturi în valută), la fel ca orice plată bancară — cardul e doar canalul prin care se dispune plata, nu un cont contabil distinct. Dacă firma folosește un card de tip „preplătit" alimentat periodic dintr-un cont separat, alimentarea și cheltuielile efective pot fi urmărite prin contul 542 „Avansuri de trezorerie", mai ales când cardul e atribuit unui angajat pentru cheltuieli operative (asemănător unui avans spre decontare).
Documentul justificativ pentru fiecare tranzacție
Legea contabilității (Legea 82/1991) stabilește regula generală, la art. 6:
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ."
Extrasul de cont bancar (care arată doar suma și beneficiarul) nu e suficient ca document justificativ complet — el confirmă plata, dar nu conținutul economic al cheltuielii. Pentru fiecare tranzacție cu cardul de firmă trebuie păstrat documentul care arată ce s-a cumpărat: factură (pentru achiziții de la furnizori înregistrați ca atare), bon fiscal (pentru achiziții de retail, cu obligația de a cere factură dacă e nevoie de deducere TVA), sau alt document echivalent.
Diferența față de numerar
Plățile cu cardul nu intră sub plafoanele de la Legea 70/2015 privind operațiunile în numerar — art. 1 alin. (1) din lege obligă la utilizarea „instrumentelor de plată fără numerar" tocmai ca alternativă la restricțiile impuse cash-ului, iar cardul bancar e un astfel de instrument. Practic, un card de firmă poate deconta sume mai mari de 5.000/10.000 lei într-o singură tranzacție, fără riscul de încălcare a plafoanelor de numerar — restricția aceea vizează exclusiv plățile efective în bancnote/monede.
Cheltuieli personale plătite din greșeală cu cardul firmei
Dacă administratorul sau un angajat plătește o cheltuială personală cu cardul firmei, suma trebuie fie recuperată (restituită de persoana respectivă), fie tratată drept avantaj în natură impozabil, conform regulilor de la art. 76 Cod fiscal pentru administratori/angajați — subiect tratat separat, pentru că regimul fiscal diferă după cum suma e recuperată sau nu.
Practic, pentru evidența curentă
- Reconciliază lunar extrasul de cont al cardului cu documentele justificative colectate — nu doar suma totală, ci fiecare tranzacție.
- Pentru sumele fără document justificativ complet (bon fiscal simplu, fără CUI-ul firmei, la o valoare care ar necesita factură pentru deducere TVA), solicită factura de la furnizor — altfel cheltuiala rămâne nedeductibilă la TVA, chiar dacă e vizibilă pe extrasul bancar.
- Comisioanele bancare aferente cardului (emitere, mentenanță) se înregistrează distinct, la cheltuieli financiare/de exploatare, conform politicii contabile a firmei pentru costuri bancare.