Cum se completează fișa de magazie
Fișa de magazie se completează pe rânduri, câte un rând pentru fiecare document de intrare sau de ieșire, în ordinea în care se produc mișcările. Pe fiecare rând se trec documentul, cantitatea intrată sau ieșită și stocul rezultat. Rubrica „Data și semnătura de control" confirmă că înregistrarea a fost verificată. Structura vine din modelul cod 14-3-8 din OMFP 2634/2015, anexa 3, iar regulile de ținere din anexa 2.
Deschiderea fișei: antetul
Anexa 2 prevede că fișele se țin pe fiecare loc de depozitare și pe feluri de materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe, sau alfabetic. De aceea, antetul modelului cere: - Entitatea și numărul paginii; - Magazia, adică locul de depozitare; - Materialul (produsul), cu sortiment, calitate, marcă, profil, dimensiune; - U/M și Prețul unitar.
Dacă același material are două dimensiuni sau două calități, se deschid două fișe. Pentru bunurile primite de la terți spre prelucrare sau în custodie se deschid fișe distincte, ținute separat de cele ale bunurilor proprii.
Completarea rândurilor
Pe fiecare rând din corpul fișei: 1. Document: data, numărul și felul documentului, de exemplu NIR, bon de consum, aviz de însoțire, bon de predare-transfer-restituire; 2. Intrări: cantitatea recepționată; 3. Ieșiri: cantitatea eliberată; 4. Stoc: stocul anterior plus intrările, minus ieșirile; 5. Data și semnătura de control: completată de persoana care verifică înregistrarea.
Anexa 2 cere ca înregistrările să se facă „document cu document". Nu se trec totaluri săptămânale sau lunare.
Exemplu
Fișa pentru „vopsea lavabilă albă, găleată 15 l", magazia Depozit central, U/M buc.:
| Data | Nr. | Fel | Intrări | Ieșiri | Stoc |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.03 | — | Sold | 40 | ||
| 04.03 | 118 | NIR | 60 | 100 | |
| 07.03 | 52 | Bon consum | 25 | 75 | |
| 12.03 | 31 | Aviz | 30 | 45 |
La sfârșitul lunii, stocul scriptic de 45 bucăți trebuie să fie egal cu soldul cantitativ din evidența contabilă a materialului.
Legătura cu contabilitatea
OMFP 1802/2014, pct. 289-290, arată că stocurile se țin cantitativ și valoric sau numai valoric, prin inventar permanent sau intermitent. La inventarul permanent, toate intrările și ieșirile se înregistrează, astfel că stocul se cunoaște în orice moment, cantitativ și valoric. Fișa de magazie este evidența cantitativă de la locul de depozitare, iar confruntarea ei periodică cu contabilitatea face vizibile diferențele înainte de inventariere.
Corecturi
În documentele financiar-contabile nu se admit ștersături sau spații libere. O eroare se corectează prin tăiere cu o linie, cu textul corect scris alături, cu semnătura celui care corectează și cu data corecturii (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 14). Dacă fișa e ținută în program, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrare (pct. 16).
De reținut
- O fișă pentru fiecare fel de material și loc de depozitare. Bunurile terților se țin pe fișe separate.
- Pe fiecare rând: documentul, intrarea sau ieșirea și stocul rezultat.
- Înregistrarea se face document cu document, nu cumulat.
- Stocul din fișă se confruntă periodic cu evidența contabilă.