Cum se ține contabilitatea unui freelancer IT cu PFA?
Un freelancer IT organizat ca PFA, cu venit net determinat în sistem real, ține contabilitate în partidă simplă — prin Registrul-jurnal de încasări și plăți, nu prin contabilitate în partidă dublă (planul de conturi al societăților comerciale).
Temeiul legal
„Registrul-jurnal de încasări şi plăți (cod 14-1-1/b) serveşte la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate şi plătite, atât în numerar, cât şi prin conturi bancare." — OMFP nr. 170/2015, Cap. III, pct. 11
„Venitul net anual din activități independente se determină în sistem real, pe baza datelor din contabilitate, ca diferență între venitul brut și cheltuielile deductibile efectuate în scopul realizării de venituri [...]" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 68 alin. (1)
Mecanismul de bază
- Fiecare încasare și fiecare plată se înregistrează distinct, cronologic, în registrul-jurnal, cu data, documentul justificativ care stă la bază, explicația operațiunii și suma (defalcată pe numerar sau bancă).
- Venitul brut cuprinde sumele efectiv încasate din activitate — nu sumele facturate, ci cele intrate efectiv în cont sau în numerar; o factură emisă și neîncasată nu e venit impozabil până la încasare.
- Cheltuielile deductibile sunt cele efectuate în scopul activității, justificate prin documente, și plătite în anul fiscal respectiv — principiul plății, simetric celui al încasării.
- Sumele se totalizează lunar, iar la finalul anului, pe baza operațiunilor validate, se calculează venitul net, CAS și CASS datorate (dacă se depășesc pragurile) și impozitul pe venit.
Ce se greșește în practică
- Se calculează venitul pe baza facturilor emise, nu a sumelor efectiv încasate — la PFA în sistem real, momentul relevant e încasarea, nu facturarea.
- Se amestecă operațiuni personale cu cele profesionale în același flux de numerar/bancă, fără o delimitare clară — doar operațiunile legate de activitate intră în registru.
- Se ține evidența doar în format „liber" (o listă simplă în Excel), fără conținutul minim obligatoriu cerut de normă (dată, document justificativ, explicații, sumă încasată/plătită, defalcată pe numerar/bancă).
Ce face iConta.eu
Registrul-jurnal de încasări și plăți din iConta.eu permite introducerea manuală a operațiunilor, cu categorie și deductibilitate stabilite de contabil, plus import automat de ciorne din extrasul bancar și din operațiunile de casă — categoriile propuse automat la import (de exemplu, cheltuială deductibilă generică) rămân de verificat și confirmat de contabil înainte de validare. Operațiunile trec din ciornă în validată, iar din cele validate ale anului se generează automat o fișă de calcul cu venitul net, CAS, CASS și impozitul estimat, ca sprijin pentru completarea Declarației unice — depunerea efectivă a declarației la ANAF rămâne manuală.