Cum ține un PFA evidența numerarului (registrul de casă) în 2026

Un PFA care ține contabilitatea în partidă simplă nu are un registru de casă obligatoriu. Evidența numerarului se ține în Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b), care are coloane separate pentru „Numerar” și „Bancă”. Soldul de casă se obține din aceste coloane.

Ce registre sunt obligatorii

OMFP 170/2015, cap. III pct. 9, prevede că, pentru contabilitatea în partidă simplă, „se utilizează următoarele registre contabile: Registrul‐jurnal de încasări şi plăți (cod 14‐1‐1/b) şi Registrul‐inventar (cod 14‐1‐2/b)”. Registrul de casă nu apare în această listă și nici în nomenclatorul de la cap. V.

Potrivit cap. III pct. 11, Registrul-jurnal „serveşte la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate şi plătite, atât în numerar, cât şi prin conturi bancare”. Sumele se totalizează lunar (pct. 12).

Cum se completează coloanele de numerar

Modelul Registrului-jurnal din OMFP 170/2015 are coloanele: dată, document (fel, număr), explicații, încasări (numerar / bancă) și plăți (numerar / bancă). Sumele se înscriu inclusiv TVA, la valoarea din documentul justificativ.

Exemplu pentru o lună:

• sold numerar la 1 martie: 800 lei;
• 5 martie, chitanța nr. 12, încasare de la client: 1.500 lei, coloana 4 (încasări numerar);
• 10 martie, bon fiscal de la furnizor, consumabile: 300 lei, coloana 6 (plăți numerar);
• 20 martie, depunere de numerar la bancă: 1.000 lei, plată numerar (coloana 6) și încasare bancă (coloana 5).

Sold numerar la 31 martie: 800 + 1.500 − 300 − 1.000 = 1.000 lei. Soldul trebuie să corespundă cu numerarul numărat efectiv. Depunerea la bancă este un transfer între propriile disponibilități. Nu este venit, chiar dacă apare în coloana de încasări bancă.

Documentele pentru numerar

Nomenclatorul din OMFP 170/2015, cap. V, include pentru numerar: Chitanța (14-4-1), Chitanța pentru operațiuni în valută (14-4-1/a) și Dispoziția de plată/încasare către casierie (14-4-4).

• Dacă folosiți casă de marcat, încasările zilnice se înregistrează pe baza raportului fiscal de închidere zilnică (cap. III pct. 19).
• Documentele pe baza cărora se primește sau se eliberează numerar nu se corectează. Un document greșit se anulează și rămâne în carnet (cap. III pct. 7).
• Operațiunile în valută se înscriu în lei, la cursul BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii, cu valoarea în valută menționată la explicații (cap. III pct. 18).

Registrul de casă, opțional

Nota de la cap. V permite persoanelor în partidă simplă să folosească, „în funcție de necesități”, și alte formulare financiar-contabile. Registrul de casă este descris în OMFP 2634/2015 ca document „de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă”. Un PFA cu multe încasări în numerar îl poate ține zilnic, ca instrument de control. Registrul-jurnal rămâne însă obligatoriu.

Pași practici

1. Înregistrați fiecare încasare și plată în numerar în ordine cronologică, cu documentul justificativ.
2. Închideți luna cu totalurile pe coloane și calculați soldul de numerar.
3. Comparați soldul calculat cu numerarul existent și clarificați imediat diferențele.
4. Păstrați Registrul-jurnal 10 ani, iar documentele justificative 5 ani (cap. IV pct. 2-3).

De reținut

• Pentru un PFA, registrul de casă nu este obligatoriu. Numerarul se evidențiază în Registrul-jurnal de încasări și plăți.
• Coloanele „Numerar” din Registrul-jurnal țin locul registrului de casă.
• Documentele de numerar greșite se anulează, nu se corectează.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții